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Literaturverwaltung mit JabRef 2.2

JabRef ist ein Open Source Literaturverwaltungsprogramm aus der LaTeX-Welt, das auf dem bei LaTeX gebräuchlichen BibTeX-Format basiert. JabRef ist eine Java-Anwendung und läuft auf allen gängigen Plattformen (Windows, Macintosh, Linux). Seit dem Erscheinen der ersten Version des Programms Ende 2003 hat sich JabRef zu einer weitgehend ausgereiften Anwendung entwickelt.

Gute Literaturverwaltungsprogramme erfüllen 4 Hauptaufgaben:

  1. Das Verwalten von bibliographischen Daten in einer Datenbank.
  2. Den Import von und den Export nach anderen Formaten.
  3. Die Online-Recherche von Bibliothekskatalogen und Literaturdatenbanken.
  4. Das Formatieren von Fussnoten und das Erstellen und Formatieren von Bibliographien auf der Basis von Layoutvorlagen.

JabRef lässt sich gut für die ersten beiden Aufgaben gebrauchen. Für die dritte Aufgabe ist  es nur beschränkt einsetzbar, da zu wenige Datenquelltypen unterstützt werden. Weil beim Arbeiten mit LaTeX das Zusatzprogramm BibTeX für die 4. Aufgabe zuständig ist, wurde dieses Feature in JabRef gar nicht eingebaut. Aus diesem Grunde ist JabRef auch hauptsächlich LaTeX-Benutzern zu empfehlen.

Die Installation von JabRef
JabRef starten
Dateneingabe und Bearbeitung
Die Suchfunktionen von JabRef
JabRef-Daten gruppieren
Online-Recherchen mit JabRef
Import und Export von Daten
Zusammenfassung der gezeigten Aktionen
Links

Die Installation von JabRef

Wenn Sie JabRef nur einmal ausprobieren wollen, brauchen Sie es gar nicht zu installieren, sondern können es direkt aus dem Web starten.

Auf der Downloadseite von JabRef werden für die Version 2.2 drei Binary-Varianten angeboten. Unter Linux ist das Javaarchiv JabRef-2.2.jar herunterzuladen und ein Startskript auf dem Desktop oder in der Taskleiste ist selber zu erstellen. Das Javaarchiv JabRef2.2.jar ist plattformunabhängig und kann somit auch unter Windows oder MacOSX verwendet werden. Zusätzlich zu diesem Jar-File gibt es jedoch für Windows und MacOSX je eigene Installtionsdateien zum Herunterladen ( JabRef-2.2.OSX.zip und JabRef-2.2-setup.exe). Bei Windows besteht der Unterschied lediglich darin, dass bei der Installation mit der Windows-Installationsdatei Einträge in der Registry und im  Startmenü gemacht werden.

JabRef ist auch Bestandteil der beliebten StudentPackages der Informatikdienste, die an der Softwaretankstelle in unseren Beratungsbüros auf CDs gebrannt werden können, wenn keine Breitbandverbindung zur Verfügung steht.  

JabRef starten

Nach dem Öffnen einer BibTeX-Datei mit JabRef  zeigt sich folgendes Bild:

Startfenster
Abb.1: Das Startfenster von JabRef

Das heisst, wenn als Sprache Deutsch eingestellt ist. Im Moment lassen sich 6 verschiedene Sprachen auswählen: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Norwegisch und Niederländisch. Für diesen Artikel habe ich Deutsch genommen (Menü Optionen > Einstellungen (Preferences) > Allgemein(General) > Sprache (Language)).
Da sich JabRef weitgehend an die üblichen Konventionen bezüglich Menüanordnung, Symbolleiste und Tastenkürzel hält, ist es schnell möglich sich zurecht zu finden.
Gleich unterhalb der Menüs sind die Einträge der Datenbank in Listenansicht mit den wichtigsten Feldern zu sehen (Abb.1,A). Welche Felder in der Listenansicht erscheinen, kann in den Einstellungen festgelegt werden (Menü Optionen > Einstellungen > Spaltenanordnung). Im unteren Teil des Fensters ist eine Detailansicht des oben ausgewählten Eintrags zu sehen (Abb.1,B). Auch diese Ansicht, Eintragsvorschau genannt, lässt sich in den Einstellungen bis ins Kleinste konfigurieren (Menü Optionen > Einstellungen > Eintragsvorschau).
Falls die Eintragsvorschau nicht zu sehen ist, kann sie jeder Zeit eingeblendet werden (Menü Ansicht > Eintragsvorschau ein-/ausblenden).

JabRef verfügt über eine detaillierte Hilfe. Nur ist es schade, dass diese Hilfe weder einen Index noch eine Suchfunktion enthält. Ausserdem gibt es ein gutes deutsches Benutzerhandbuch (siehe Links).

Dateneingabe und Bearbeitung

In Bezug auf die Eingabe und Bearbeitung bibliographischer Daten kann JabRef mit kommerziellen Programmen wie EndNote oder RefWorks gut mithalten.
Durch Drücken auf das grüne Pluszeichen in der Symbolleiste wird ein neuer Datensatz, bei JabRef 'Eintrag' genannt, eröffnet (Abb.2, A). Sofort erscheint das Dialogfeld mit den sogenannten Eintragstypen, den unterstützten Dokumenttypen (Abb.2,B).

Eintrags-Typen
Abb.2: Einen neuen Eintrag erstellen

Zusätzlich zu den 15 voreingestellten Eintragstypen lassen sich weitere Neue erstellen und die Bestehenden können nach Gusto verändert werden.

Daten eingeben
Abb.3: Daten eingeben

Nach der Auswahl des Eintragstyps, wir wählen hier einmal 'Article', erscheint unterhalb der Liste mit den vorhandenen Einträgen, der Eingabebereich für den neuen Eintrag (Abb.3, A). Dieser ist durch Register übersichtlich in 6 Teilbereiche unterteilt: Benötigte Felder, Optionale Felder, General, Abstract, Review und BibTeX-Quelltext. Im Register BibTeX-Quelltext ist der ganze Eintrag (nach der Eingabe) als Quellcode, also so wie er in der BibTeX-Datei gespeichert wird, sichtbar und kann auch bearbeitet werden.

Wie in anderen Literaturverwaltungs-Programmen wie EndNote und RefWorks gibt es in JabRef sogenannte Wortauswahllisten. Angenommen ich zitiere oft den gleichen Autor, kann ich ihn in die author-Wortauswahlliste aufnehmen und brauche ihn später nicht immer neu ein zu tippen, sondern kann ihn aus der Autorenliste in das Autorenfeld einsetzen (Abb.3,B). Dies beschleunigt die Arbeit und vermeidet unnötige Fehler. Um mit Wortauswahllisten zu arbeiten, müssen diese zuerst einmal definiert werden (Menü Extras > Wortauswahl verwalten > Feldname >  Neu klicken). Merkwürdigerweise funktioniert eine Wortauswahlliste nur dann korrekt, wenn der Feldname ganz in Kleinbuchstaben geschrieben wird.

Besonders nützlich ist die Journal-Auswahlliste, da bei ihr zusätzlich die übliche Abkürzung des jeweiligen Journals festgehalten ist. Bei Verwendung des Journal-Namens kann dann zwischen dem vollen Namen und der Abkürzung hin- und hergeschaltet werden (Abb.3,C). Auf der JabRef-Webseite gibt es 4 Journallisten zum Herunterladen.

Die Suchfunktionen von JabRef

Mit der Tastenkombination ctrl+F oder durch Kicken auf das Lupensymbol (Abb.4,A) gelangt man zum  Suchdialogbereich links neben der Eintragssliste (Abb.4,B).

Suchdialog
Abb.4: Der Suchdialog

Die Suche umfasst 3 Hauptmodi, die mit Checkboxen ausgewählt werden können. Zwei davon, 'Oben einsortieren' (Abb.4,C) und 'Filter' (Abb.4,D), halte ich für brauchbar, der Modus 'Direkt' ist meiner Ansicht nach überflüssig.
Im Modus 'Filter' werden nach der Suche nur noch die gefundenen Datensätze angezeigt und die übrigen ausgeblendet. Im Unterschied dazu werden im „Oben einsortieren“-Modus die gefundenen Datensätze hellgrau markiert und an den Anfang der Eintragsliste gestellt.
Ein Mangel der Suchfunktion besteht darin, dass defaultmässig immer in allen Feldern gesucht wird. Suche ich z.B. nach einem Autor, der zufällig Fliege heisst, werden auch alle Datensätze gefunden, die im Titel, unter den Keywords oder in irgend einem anderen Feld das Wort Fliege enthalten. Dies lässt sich nur durch die Anwendung einer speziellen JabRef Syntax (JabRef2.2-Benutzerhandbuch, S. 17) vermeiden, an die man sich zuerst gewöhnen muss. Wird gemäss dieser Synax anstatt 'Fliege' 'author=Fliege' in das Suchfeld eingegeben, werden wie gewünscht nur noch die Einträge mit Autor Fliege gezeigt. Als einziger Trost bleibt da das Wissen, dass die Leser dieses Artikels meist LaTeX-Benutzer sein werden, die sich von syntaktischen Widrigkeiten nicht abschrecken lassen.

Wird im Suchdialogbereich unter Einstellungen 'Reguläre Ausdrücke benutzen' ausgewählt (Abb.4,E), kann im Suchfeld die oben erwähnte Syntax mit der Syntax der regulären Ausdrücke kombiniert werden.

Dazu ein Beispiel einer solchen Sucheingabe: year=200[34]

Mit dieser Suche werden alle Einträge in meiner Datenbank aus den Jahren 2003 und 2004 gefunden. 'Year=' sagt der Suchfunktion gemäss JabRef-Suchsyntax: „Suche nur im Feld 'year' “ und der reguläre Ausdruck '200[34]' gibt an, welche Zeichenketten genau gesucht werden sollen. In JabRef wird die in Java gebräuchliche Syntax der regulären Ausdrücke verwendet.

Wenn die Suche mit regulären Ausdrücken für Sie Neuland ist, lesen sie am Besten den alten, aber immer noch aktuellen Praxis-Aritkel von David Meier zu diesem Thema.

JabRef-Daten gruppieren

Um einen Datenbestand in JabRef übersichtlicher zu gestalten, lässt er sich in Gruppen unterteilen. Abbildung 5 zeigt wie das Gruppendialogfenster geöffnet (Abb.5,A) und eine neue Gruppe angelegt wird (Abb.5,B). Innerhalb von Gruppen können ähnlich der Ordnerstruktur auf einem Computer Untergruppen gebildet werden (Abb.5,C).

Gruppen
Abb.5: Der Gruppendialogbereich

Gegenüber den Ordnern eines Dateisystems haben die JabRef-Gruppen den Vorteil, dass jeder Eintrag mehreren Gruppen zugeteilt werden kann.
In JabRef gibt es zwei Hauptkategorien von Gruppen. Bei den statischen Gruppen werden die Einträge den Gruppen 'manuell' zugewiesen (Rechter Mausklick auf den Eintrag > Zu Gruppe hinzufügen).
Dynamische Gruppen hingegen basieren auf dem Inhalt eines der Eintragsfelder oder auch auf einer Suche. Werden für eine solche Suche reguläre Ausdrücke verwendet, können Gruppen äusserst flexibel gebildet werden. 

Online-Recherchen mit JabRef

Die Möglichkeiten von JabRef aus direkt Online Recherchen auf Literaturdatenbanken durchzuführen sind noch sehr beschränkt. Folgende Datenbanken werden unterstützt:

  • CiteSeer
  • Medline
  • IEEEXplre
  • ArXiv.org

Um eine Recherche durchzuführen rufen sie den gewünschten Dienst im Menü Internet von JabRef auf. Bei meinen Versuchen hat die Suche in ArXiv.org nie richtig funktioniert. Unterdessen habe ich festgestellt, dass dieser Bug bei den Entwicklern schon gemeldet wurde.

Import und Export von Daten

JabRef unterstützt auch den Export nach und den Import von anderen Formaten (Menü Datei Importieren in aktuelle/neue Datenbank und Menü Datei Exportieren).

Hier zwei Listen mit den unterstützten Formaten:

Importformate

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BibTeXMLBiblioscapeBiomail
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CSAINSPECISI
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JStore(tab delimited)MedlineOvid
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PDF mit XMP-AnmerkungenREPECNew Economic Papers (NEP)
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RISRefer/EndNoteScifinder
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SilverPlatterSixpack 
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Exportformate

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BibTeXMLDocbookEndNote
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Harvard RTFHTMLHTML-Tabelle
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HTML-Tabelle
(mit abstract und BibTeX)
MODSOpenDocument-Tabelle
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OpenOfficeCalc  
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Es ist auch möglich, wenn auch aufwändig, eigene Export- oder Importfilter zu entwickeln (Benutzerhandbuch JabRef 2.2, S. 50-57).

Zusammenfassung der gezeigten Aktionen

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Ziel Durchführung

Benutzer-
handbuch

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Die Sprache einstellenMenü Optionen > Einstellungen (Preferences) > Sprache (Language) 
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Einen neuen Eintrag erstellenSymbolleiste PluszeichenS.13
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Einen bestehenden Eintrag öffnenEintrag doppelklickenS.13
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Die Anzeige der Eintragsliste ändernMenü Optionen > Einstellungen > SpaltenanordnungS.12
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Die Eintragsvorschau ein-/ausblendenMenü Ansicht > Eintragsvorschau ein-/ausblendenS.49
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Die Anzeige der Eintragsvorschau ändernMenü Optionen > Einstellungen > EintragsvorschauS.49
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Eintragstypen erstellen und verändernMenü Optionen > Eintragstypen anpassenS.44
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Wortauswahllisten erstellenMenü Extras > Wortauswahl verwalten > Feldname > NeuS.27
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Den Suchdialog anzeigenSymbolleiste LupeS.16
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Die Gruppenansicht einblendenMenü Ansicht > Gruppenansicht ein-/ausblendenS.18
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Eine Gruppe erstellenRechter Mausklick auf Gruppenansicht > Gruppe hinzufügenS.19
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Eine Untergruppe erstellenRechter Mausklick auf Gruppe > Untergruppe hinzufügenS.21
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Einen Eintrag einer Gruppe zuweisenRechter Mausklick auf Eintrag > Zu Gruppe hinzufügenS.21
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Eine Online Recherche DurchführenMenü InternetS.37
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Daten importierenMenü Datei Importieren in neue/aktuelle DatenbankS.28
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Daten exportierenMenü Datei Exportieren/Ausgewählte Einträge exportierenS.28
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Links

Daniel Förderer