FAQ Notes

Bitte auf die Einträge (Überschriften) klicken, um die häufig gestellten Fragen (engl. "FAQ = frequently asked questions") angezeigt zu bekommen. Besuchen Sie auch unsere anderen FAQ-Seiten, zum Beispiel FAQ iNotes oder FAQ Admin.

  Mail

1.) Nachrichten ordnen / verschieben


F: Wie verschiebt man Nachrichten in andere Ordner?


A: Wählen Sie mit der Maus die zu verschiebende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

  • Drag & Drop: Mails direkt mit der Maus in den gewünschten Ablageordner im Navigationsverzeichnis verschieben.
  • Kontextmenü (rechte Maustaste): Befehl "In Ordner verschieben" ausführen.
  • Aktionsschaltfläche: Ordnersymbol anklicken (oder den kleinen Pfeil ▼ rechts daneben plus den Befehl "In Ordner verschieben") und aus der erscheinenden Dialogbox den gewünschten Ablageordner auswählen.
Dialogbox "In Ordner verschieben" ist via Kontextmenü oder Aktionsschaltfläche aufrufbar

2.) Nachrichten in Ordner kopieren


F: Wie kopiert man Nachrichten in andere Ordner?


A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

  • Copy & Paste: Tastenkombinationen "Ctrl + C" und "Ctrl + V" drücken
  • Drag & Drop: Mails bei gedrückter Ctrl-Taste direkt mit der Maus in den Zielordner im Navigationsverzeichnis verschieben.
  • Menübefehl "Bearbeiten" > "Kopieren" klicken. Zum Zielordner wechseln und Menübefehl "Bearbeiten" > "Einfügen" wählen.
  Kopieren / Einfügen über die Menüleiste

3.) Nachrichten in andere Mailboxen kopieren


F: Wie kopiert man Nachrichten in andere Mailboxen?


A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

  • Menübefehl "Bearbeiten" > "Kopieren" klicken. Zum Zielordner auf die andere Mailbox wechseln und Menübefehl "Bearbeiten" > "Einfügen" wählen.
  Kopieren / Einfügen über die Menüleiste
  • Copy & Paste: Tastenkombinationen "Ctrl + C" und "Ctrl + V" drücken
  • Drag & Drop: von Mailbox zu Mailbox funktioniert NICHT!
  • Erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Schreibtisch und ziehen die Mails mit der Maus dorthin. Die Dokumente werden als *.eml-Dokumente abgespeichert. Den Ordner können Sie danach per USB-Stick/Email an eine andere Person übergeben/senden. Diese kann die Dokumente mit dem eigenen Notes-Client öffnen, aber nicht direkt per Drag and Drop in ihren Notes-Ordner ablegen. Mails per Drag and Drop direkt vom Desktop in einen Client-Ordner zu verschieben, funktioniert beispielsweise mit dem IMAP Email-Client Thunderbird.

4.) Nachrichten im *.eml-Format speichern


F: Wie speichert man Nachrichten im *.eml-Format ab?


A: Nachrichten können via Drag & Drop (mit der Maus) auf den Schreibtisch gezogen oder über folgenden Menübefehl lokal abgespeichert werden:

  • "Datei" > "Speichern unter..."
    (Mail muss im Vorschaufenster markiert oder geöffnet sein.)
  Nachrichten im *.eml-Format speichern
  Auf den Schreibtisch gezogene Nachricht

5.) Nachrichten umleiten


F: Wie leitet man Nachrichten auf eine andere Adresse um?


A: In diesem Zusammenhang spricht man auch von "Nachrichtenfilterung". Siehe dazu unsere Lernseite "Nachricht filtern".


6.) Nachrichten nach SPAM filtern


F: Wie filtert man SPAM-Nachrichten heraus?


A: Der Filter (Regel) auf die eingehenden Mails lautet:

  • "Falls der Betreff das Wort '-SPAM-' enthält (Bedingung),
  • dann in Ordner 'Unerwünschte Mails' verschieben (Aktion)".

Siehe dazu unsere Lernseite "Nachricht filtern".


7.) Nachrichten nach Empfängeradressen filtern


F: Wie kann ich Nachrichten nach meinen verschiedenen Empfängeradressen filtern?


A: Die Bedingungen und Aktionen für die Regeln lauten z.B.:

  • WENN 'an' enthält max@uzh.ch DANN 'in Ordner verschieben' MU
  • WENN 'an' enthält max@id.uzh.ch DANN 'in Ordner verschieben' MI
  • Die Bedingung lautet 'enthält', nicht 'ist'.
  • ACHTUNG: Wird nach @-Adressen gefiltert, betrifft das grundsätzlich den SMTP-Nachrichtenverkehr (Internet). Innerhalb des Lotus-Systems sollte nach Vor- / Nachname oder, noch besser, nur nach Wörtern im Betreff gefiltert werden. Es macht keinen grossen Sinn, in der persönlichen Mailbox nach eigenen UZH-Adressen zu filtern.

8.) Nachrichten als Konversation anzeigen


F: Warum werden Kopfzeilen verschiedener Nachrichten gruppiert angezeigt?


A: Falls die Anzeigeoption "Konversation" aktiviert ist, werden in Beziehung stehende Nachrichten (z.B. Antworten) gruppiert und mit der aktuellsten Nachricht zuoberst angezeigt (via Pfeil ausklappbar):

  • Aktionsschaltfläche "Anzeigen" > "Konversationen"
  Konversationen

Deaktiviert wird die Anzeige über:

  • Aktionsschaltfläche "Anzeigen" > "Einzelne Nachrichten"

9.) Nachrichten einer Gruppe von Empfängern schicken.


F: Wie kann man mehreren Empfängern gleichzeitig Nachrichten schicken?


A: Erstellen Sie eine neue (Kontakt-) Gruppe und geben Sie sie als Empfänger bei der Nachrichten- Neuererstellung an. Über die Aktionsschaltfläche

  • "Mehr" > "Öffentliche Gruppen erweitern"

zeigen Sie die einzelnen Gruppenmitglieder an:

  Gruppenmitglieder anzeigen

10.) Verfassen: Schnelladressierung funktioniert nicht mehr


F: Wieso werden beim Verfassen einer Nachricht, während der Eingabe der Empfängeradresse, keine Emailadressen mehr vorgeschlagen? Es erscheint die Meldung "string index out of range".


A: Häufig liegt die Ursache in nicht korrekt erfassten E-Mail Adressen. Solche Adressen werden automatisch im Verzeichnis "Letzte Kontakte" Ihrer lokalen Kontakte (Datei names.nsf) gespeichert. Das Löschen dieser Liste behebt meistens das Problem. Die Liste befindet sich üblicherweise im lokalen Verzeichnis...

  • C:\Users\IhrName\AppData\Local\Lotus(IBM)\Notes\Data (Windows)
  • Heimverzeichnis(Häuschensymbol)\Library\Application Support \Lotus(IBM) Notes Data (Apple)
  • Über den Menübefehl "Datei" > "Eigenschaften" und der Auswahl "Datenbank" aus der Dropdownliste erfahren Sie den Namen der aktuell geöffneten Anwendung.
  Letzte Kontakte

11.) Nachrichten im Klartext versenden


F: Wie kann man Nachrichten im "Klartext" (formatierungslos, rein, engl. "Plain Text") versenden?


A: Wählen Sie in den Benutzervorgaben:

  • Mail > Internet > Internet-Mail-Format "Nur einfacher Text"
  Vorgaben: Internet-Mail-Format "Nur einfacher Text"
  • Viele Email-Clients zeigen "Einfachen Text" mit der "Courier"-Schrift an.

12.) Nachrichten mit HTML-Code angezeigt


F: Wieso werden bei einer Nachricht sämtliche HTML-Tags angezeigt?


A: Zur besseren Darstellung von MIME-Mails verwendet Notes im Hintergrund die Engine (Programmmodul) Ihres System-Browsers (Windows: Internet Explorer). Ein Lösungsversuch bei Anzeigeproblemen besteht im Deaktivieren dieses System-Browsers resp. im Aktivieren des Notes-eigenen Browsers:

  • Vorgaben > Notes Client-Basiskonfiguraton > Zusätzliche Optionen > Eingebetteten Browser für MIME-Mail deaktivieren
  Vorgaben: System-Browser deaktivieren (Häkchen setzen)

13.) Nachrichten Links mit systemeigenem Webbrowser öffnen


F: Kann man Nachrichten Links mit systemeigenem Webbrowser öffnen?


A: Ja. Anstatt den im Notes Client installierten Webbrowser zu verwenden, können Sie Ihren im Betriebssystem als Standard festgelegten Webbrowser zum öffnen von in Nachrichten verlinkten Seiten benützen. Die entsprechende Einstellung finden Sie in den Benutzervorgaben:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben"
  • Abschnitt "Webbrowser"
  • Option "Von mir für das Betriebssytem festgelegten Standardbrowser verwenden" wählen
  Systemeigenen Webbrowser verwenden

14.) Nachrichten beantworten mit 'Protokoll im Internetstil'


F: Wie kann man Nachrichten mit 'Protokoll im Internetstil' beantworten?


A: Wählen Sie beim Beantworten den Befehl "Antwort mit Protokoll im Internetstil"

  Antwort mit Protokoll im Internetstil
  • Das Vorzeichen '>' ist in den Vorgaben ("Mail" > "Internet") setzbar.

15.) Nachrichten mit eingebetteten Bildern anzeigen


F: Warum werden in der Mail eingebettete Bilder nicht angezeigt?


A: Aus Sicherheitsgründen ist in den Vorgaben (Mail > Internet) einstellbar, dass bei Nachrichten von ausserhalb des Notes Systems (aus dem Internet), Bilder zuerst vom Benützer geladen werden müssen:

  • "Zum Schutz der Privatsphäre keine Remote-Bilder ohne Zustimmung anzeigen"
  Vorgaben: Sicherheit von Bildern

Bei der empfangenen Mail bitte eine der folgenden Aktionen tätigen:

  • "Bilder anzeigen" im Email-Kopf klicken
  • Kontextmenü "Bilder anzeigen" klicken.
  • Menübefehl "Ansicht" > "Bilder anzeigen"
  Internet-Nachricht mit unangezeigtem Bild -> "Bilder anzeigen"
  • Vorsicht bei (externen) Bildern in Html-kodierten Mails: SPAM-Verdacht.
  • Vorsicht bei (externen) Bildern in Newslettern.

16.) Nachrichten-Kopfzeilen (engl. "Header") anzeigen


F: Wie kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer Mail anzeigen?


A: Öffnen Sie die gewünschte empfangene Nachricht und wählen:

  • Menübefehl "Ansicht" > "Anzeigen" > "Seitenquelltext"
  MIME-Header einer empfangenen (Internet-) Nachricht anzeigen
  MIME-Header
  • Kopfzeilen zeigen nachrichtenspezifische Felder an:
    Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit, Client, Mailserver etc.
  • Der Begriff "Seitenquelltext" ist leicht irreführend; Üblicherweise versteht man darunter den HTML-Programmiercode einer Webseite.
  • Je nachdem, ob die Mail vom selben Absender via iNotes (Browser) oder Notes (Fat Client) versendet wurde, kann der Empfänger die Kopfzeile in seinem Notes-Client lesen oder nicht lesen. In iNotes klappt es immer.

17.) Nachrichten löschen / entfernen aus 'Gesendet'-Ordner


F: Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Entfernen im 'Gesendet'-Ordner?


A: Beim Löschen von Mails aus dem 'Gesendet'-Ordner erscheint eine Dialogbox mit Auswahl zum Löschen und Entfernen:

  Dialogbox "Löschen / Entfernen"
  • Ein direktes Löschen / Entfernen (ohne vorherige Rückfrage) ist in den Vorgaben (Mail > Register 'Allgemein') einstellbar.
  • Entfernte Mails erscheinen NICHT im Papierkorb, gelöschte schon.
  • Gelöschte Mails verschwinden aus allen Ordnern UND Unterordnern.
  • Aus Unterordnern gelöschte Mails verschwinden autom. auch aus dem 'Gesendet'-Ordner.
  • Gelöschte Mails sind aus dem Papierkorb wiederherstellbar (zurück in alle Ursprungsordner, inkl. 'Alle Dokumente'-Ordner).
  • Mails können per Drag & Drop in den Papierkorb verschoben werden.
  • In den 'Gesendet'-Ordner kann nicht kopiert werden.

18.) Nachrichten automatisch aus dem Papierkorb löschen


F: Nach welcher Zeit wird der Papierkorb automatisch geleert?


A: Die Entleerungsperiode legen Sie in den Benutzervorgaben fest:

  • Mail > Dokumente im Ordner 'Papierkorb' löschen nach X Stunden.
  Vorgaben: Papierkorb leeren
  • Der Standard an der UZH sind 48 Stunden.
  • Notes (FatClient): Die Aufbewahrungszeit ist NICHT setzbar.
  • iNotes (WebClient): Die Aufbewahrungszeit ist setzbar (siehe FAQ-iNotes).

19.) Nachrichten aus dem Papierkorb wiederherstellen


F: Kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?


A: Sollten sich die Nachrichten noch im Papierkorb befinden, klicken Sie zur Wiederherstellung der Mails auf die Aktionsschaltflächen "Wiederherstellen" oder "Alle wiederherstellen"

  Nachrichten aus dem Papierkorb wiederherstellen

Sollten Nachrichten vom Benützer, trotz Rückfrage, auch aus dem Papierkorb gelöscht worden sein, ist ein Wiederherstellen grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Backups und Sicherheitsvorkehrungen der Informatikdienste sind nur für Disaster Recovery im Falle von Systemfehlern vorgesehen.


20.) Nachrichten vorschauen


F: Wie kann man die Nachrichtenvorschau unten anzeigen lassen?


A: Um die Nachrichtenvorschau im unteren Fensterteil der Mailansicht anzeigen zu lassen, wählen Sie die Aktionsschaltfläche

  • Anzeigen > Vorschau unten.
  Vorschaufenster unten anzeigen lassen
  • Sollte trotz korrekter Einstellung die Vorschau unten unsichtbar sein, kann das daran liegen, dass sie bis ganz nach unten zum Fensterrand hin gezogen (verkleinert) wurde. In diesem Fall den Rahmen mit der Maus wieder nach oben ziehen (vergrössern).

21.) Nachrichten vorschauen und automatisch als gelesen markieren


F: Wie markiert man Nachrichten als gelesen ohne sie zu öffnen?


A: In den Benutzervorgaben aktivieren Sie bitte folgende Option:

  • Vorgaben > Notes Client-Basiskonfiguration > Zusätzliche Optionen:
    In Dokumentvorschau geöffnete Dokumente als gelesen markieren
  Mails automatisch als gelesen markieren

22.) Nachrichten mit vergrösserter Schrift lesen


F: Wie kann man die Schriftgrösse der Mails / Mailansicht ändern?


A: In den Vorgaben wählen Sie bitte:

  • Schriftarten und Farben > "Schrift" und "Schriftart für Emailansicht"
  Vorgaben: "Schrift" und "Schriftart für Email-Ansicht"
  Schrift (rot): "Extra grosse Schrift", Schriftart (orange): Arial / 9
  • Schrift: Normal, Grosse Schrift, Extra grosse Schrift
  • Auf die Druckansicht haben diese Einstellungen KEINE Auswirkung.

23.) Nachrichten farblich nach Absender hervorheben


F: Wie kann man die Mailhintergrund- und Textfarbe festlegen?


A: Die Farben für eintreffende Nachrichten legen Sie in den Benutzervorgaben fest. Bitte führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben"
  • Kalender & Aufgaben > Register "Mail"
  • Register "Absenderfarben"
  • Dialogbox "Absendername" > Dropdown-Menü "Hintergrund:" / "Text:"
  Hintergrund- und Textfarbe festlegen

  Kalender

1.) Ferieneinträge


F: Wie erfasst man Ferien im Kalender?


A: In der Kalenderansicht erstellen Sie einen Eintrag vom Typ "Ganztägige Veranstaltung" und wiederholen diesen für die Dauer Ihrer Ferienabsenz. Als Kategorie wählen Sie "Urlaub", sodass, beim Speichern, nach der Einrichtung eines Abwesenheitsagenten gefragt wird.

  Ferien im Kalender eintragen

2.) Eintragstyp und Wiederholungen ändern


F: Kann man den Kalendereintragstyp und / oder die Wiederholungen nachträglich ändern?


A: Ja und Nein. Der Typ selbst ist nicht änderbar und Einträge einer Wiederholungssequenz können nachträglich nur im Kalender einzeln gelöscht werden.

  Typ des Kalendereintrags

In einen anderen Kalendertyp KOPIEREN hingegen funktioniert:

  • Kontextmenübefehl "Kopieren in neue(n)" > "Kalendereintrag"
    Besprechung / Termin / Ganztägig / Jahrestag / Erinnerung
  Kopieren in anderen Typ

3.) Besprechungsdauer ändern


F: Kann man die Besprechungsdauer nachträglich ändern?


A: Ja. Öffnen Sie, als Besprechungsleiter, die Besprechung und wählen die Aktionsschaltfläche "Besitzeraktionen" > "Neu terminieren".

  Besprechung neu terminieren

Alternativ verschieben Sie, direkt in der Kalenderansicht, den unteren Rand des Kalendereintrags mit der Maus nach unten (nur in der Tages- oder Wochenansicht möglich).


4.) Hintergrund- und Textfarbe ändern


F: Wie kann man die Kalenderhintergrund- und Textfarbe festlegen?


A: Die Farben für einen Kalendereintrag legen Sie in den Benutzervorgaben fest. Bitte führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben"
  • Kalender & Aufgaben > Register "Kalender & Aufgaben"
  • Register "Farben" > Dropdown-Menü "Hintergrund:" / "Text:"
  Hintergrund- und Textfarbe festlegen

5.) Zeitverschiebung einplanen


F: Wie kann man eine Zeitverschiebung einplanen?


A: Die für den gesamten Kalender gültige Zeitzone können Sie über das Betriebssystem Ihres Rechners einstellen. Zeitzonen für einzelne Kalendereinträge, hingegen, können Sie über dessen Bearbeitungsmaske, präziser, rechts neben dem Start- / Enddatum bestimmen. Je nachdem, was Sie dort angeben, wird in Ihrem Kalender der Termin zeitversetzt angezeigt.

  Zeitzonen mitberücksichtigen beim Start- / Enddatum

Zusätzliche Zeitzonen werden nur in der Ansicht "Ein Tag, "Zwei Tage", "Eine Woche" und "Eine Arbeitswoche" angezeigt, nicht jedoch bei "Ein Monat". Aktivier- und bennbar sind die Zonen in den Vorgaben, unter...

  • "Kalender & Aufgaben" > "Ländereinstellungen" > "Zeitzone"
  Zeitzonen anzeigen

6.) Notes-Kalender nicht nach iCal synchronisierbar


F: Kann man den Notes-Kalender nach iCal synchronisieren?


A: Nein. (Umgekehrt hingegen schon. Siehe Seite "Kalender abonnieren")


7.) Kalender automatisch öffnen lassen


F: Kann der Kalender nach dem Notes-Start automatisch geöffnet werden?


A: Ja. Dazu müssen Sie ein Lesezeichen im Verzeichnis Start erstellen:

  • "Register" auswählen > Kontextmenübefehl "Lesezeichen erstellen"
    > Verzeichnis "Mehr Lesezeichen" (engl.: "More Bookmarks") > "Start"
  Start-Lesezeichen erstellen

Die erstellten Lesezeichen werden in der Schnellstartliste angezeigt, von wo sie wieder via Kontextmenübefehl "Entfernen" entfernt werden können:

  • Dropdownliste "Öffnen" > "Mehr Lesezeichen" > "Start"
  Start-Lesezeichen verwalten

  Kontakte

1.) Kontakte als 'privat' markieren


F: Wie kann man vertrauliche Kontakte vor unberechtigtem Zugriff schützen?


A: Mit der Zugriffsrechte-Delegation für Ihren Kalender und Ihre Aufgaben erteilen Sie automatisch auch Zugriffsrechte auf Ihre Kontakte.

Im geöffneten Kontakt, während der Kontakterstellung / Bearbeitung, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, via Checkbox Kontakte einzeln als "privat" (unsichtbar) zu markieren.

➤ Bei der Version 8.5.3 existiert diese Checkbox in Notes nicht.

2.) Kontakte aus UZH-Verzeichnis hinzufügen


F: Wie fügt man UZH-Kontakte einem Adressbuch hinzu?


A: In Ihrer Kontaktansicht führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  • Aktionsschaltfläche "Kontakt suchen" klicken
  • Verzeichnis "UZH's Directory " wählen > Personen auswählen / suchen
  • Schaltfläche "Zu Kontakten hinzufügen" klicken

Der UZH-Kontakt wird mit Vor- / Nachnamen Ihrem Adressbuch hinzugefügt.

  UZH-Kontakt hinzuzfügen

3.) Kontakte mit iNotes (Webmail) synchronisieren


F: Kann man die lokalen Kontakte auch in iNotes verwenden?


A: Ja. Aktivieren Sie bitte die Kontakte-Synchronisation (Replikation) in Ihren Benutzervorgaben:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben" > "Kontakte"
  • Option "Kontakte synchronisieren im Register "Repliz. & Synchron." aktivieren
 Vorgaben & Hintergrundrepliaktor: "Kontakte synchronisieren"

4.) Kontakte nach Import mit unerwünschten Zeichen


F: Wieso werden nach einem Import Umlaute falsch dargestellt?


A: Vor einem Import / Export bitte verifizieren, ob in den Ländereinstellungen der Benutzervorgaben der Zeichensatz Unicode (UTF-8) ausgewählt ist:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben" > "Ländereinstellungen" > "Import / Export-Zeichensatz"
 Unicode (UTF-8) Zeichensatz

  Notizbuch

1.) Notizen mit iNotes (Webmail) synchronisieren


F: Kann man die Notes-Notizen auch in iNotes verwenden?


A: Ja. Führen Sie bitte die Notizbuch-Synchronisation durch:

  • In die Mail- , Kalender- oder Aufgabenansicht wechseln.
  • Menübefehl "Aktionen" > "IBM iNotes" > "Notizbuch synchronisieren"
"Notizbuch synchronisieren"


  Mail-In

1.) MailIn Übersichtsliste


F: Existiert eine Übersichtsliste aller MailIns?


A: Ja. Führen Sie bitte der Reihe nach folgende Schritte aus:

  • Menübefehl "Datei" > "Öffnen" > "Lotus Notes-Anwendung"
  • Suchen in "idlappl01/Server/UZH" > "UZH's Directory"
  • "Configuration" > "Messaging" > "MailIn-Databases & Resources"
  UZH's Directory: MailIn's

2.) MailIn Links


F: Warum erscheinen im MailIn-Navigationsfenster keine Verknüpfungen zu anderen Mailboxen?


A: Links zu anderen Mailboxen sind zwar in den Vorgaben auswählbar, werden jedoch im Navigationsfenster, aus Sicherheitsgründen, nicht angezeigt. Fügt ein Zugriffsberechtigter eine Verknüpfung hinzu, sollen nicht automatisch alle MailIn-Zugriffsberechtigten Zugriff auf die verlinkte Mailbox haben.

  Fehlende Links zu anderen Mailboxen im MailIn-Navigationsfenster

3.) MailIn Alarme


F: Sind MailIn-Kalendereinträge mit Alarmfunktion möglich?


A: Ja, beschränkt. Alarme werden nur bei entsprechender aktiver Arbeitsumgebung (AU) ausgelöst. Haben Sie noch keine der MailIn angepasste Arbeitsumgebung, erstellen Sie sie neu.

  • Neue AU "Mailin online" erstellen:
    - Register "Mail": MailIn-Dateinamen angeben.
    - Register "Replizierung": Replikation ausschalten (um u.a. die persönlichen Kontakte nicht in die MailIn zu synchronisieren.).
  • Kalendereinträge dürfen in beliebiger AU erstellt werden.
  Arbeitsumgebung einrichten

Hinweis: Der Einsatz von MailIn-Alarmen wird NICHT empfohlen. Die Einrichtung und der Betrieb sind umständlich und erfordern viel Hintergrundwissen. Andernfalls sind unliebsame Probleme vorprogrammiert.


4.) MailIn "gelesen" Status einer Mail


F: Ist der "gelesen"-Status einer Mail bei allen Zugriffsberechtigten gleich?


A: Nein. Der "gelesen"-Status ist benützerbezogen. Liest ein zugriffsberechtigter Benützer eine Mail, wird nur bei ihm der "gelesen"-Status aktualisiert. Bei allen anderen zugriffsberechtigten Benützern steht der "gelesen"-Status weiterhin auf "ungelesen", da sie ja die Mail noch nicht gelesen haben.

Möchte man dennoch eine Möglichkeit haben, anderen mitzuteilen, dass die Mail von mindestens einer Person gelesen wurde, kann man einen neuen Ordner "gelesen" erstellen und alle gelesenen Mails dorthin verschieben.


5.) MailIn durchsuchen


F: Warum werden nur Suchresulate aus der persönlichen Mailbox angezeigt und nicht aus der MailIn?


A: Zwei MailIn-Suchmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung. Suchen Sie...

  • mittels der indizierten Volltextsuche des MailIns oder
  • mittels der Gesamtsuche des MailIns, aber nur wenn als Arbeitsumgebung die MailIn-Arbeitsumgebung (Mailbox) eingestellt ist. Notes-Menübefehle und die Gesamtsuche beziehen sich immer nur auf die aktuell ausgewählte Arbeitsumgebung. "UZH Online", beispielsweise, bezieht sich auf Ihre persönliche Mailbox. Bei Unklarheiten ziehen Sie bitte Ihren IT-Verantwortlichen zu Hilfe.
  Arbeitsumgebung einrichten

Hinweis: Das Durchsuchen der MailIns via Gesamtsuche wird NICHT empfohlen. Die Einrichtung und der Betrieb der Arbeitsumgebungen sind umständlich und erfordern viel Hintergrundwissen. Andernfalls sind unliebsame Probleme vorprogrammiert.


  Sametime

1.) Videokonferenz: Kein Bild (schwarz / weiss)


F: Wieso kann ich kein Bild "empfangen"?


A: Wenn das Konferenzfenster erschienen ist, Sie jedoch nur ein schwarzes oder weisses Bild sehen, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Darstellungs- oder Empfangsproblem. Versuchen Sie...

  • den Fensterrahmen mit der Maus zu vergrössern/verkleinern,
  • ein paar zusätzliche Sekunden für die vollständige Bildübertragung abzuwarten,
  • zu kontrollieren, ob die Kameralinse nicht zugedeckt ist,
  • einen Notes-Neustart durchzuführen und den Kommunikationspartner neu einzuladen.
  Kein Bild
  Weisses Bild

2.) Screenshots


F: Kann man mit Sametime Screenshots erstellen und senden?


A: Ja! Klicken Sie dazu im Schnellstartmenü unter dem Knopf "Mehr" auf "Teil des Bildschirms aufzeichnen...".

  Screenshot (Bildschirmfoto) erstellen

Nach der Bilderzeugung erscheint das Screenshotwerkzeugsfenster zur Weiterverarbeitung des Bildes (Linien / Pfeile zeichnen, kopieren, speichern, drucken).

  Bild bearbeiten

Die Screenshotfunktion ist auf allen Betriebssytemen gleich. Man muss sich keine betriebssystemspezifischen Tastenkombinationen dazu merken.


  Suche

1.) Suche mit Datumsbedingung


F: Welche Dokumenteigenschaften werden überprüft?


A: Je nachdem, ob nach Erstellungs- oder Änderungsdatum gesucht wird, werden folgende Dokumenteigenschaften (Felder) überprüft:

  • Erstellungsdatum: "Erstellt (Ursprünglich)"
    -> technisch: Dokumentfeld [$Created]
    -> praktisch: Nach Headerfeld [_CreationDate] suchen
  • Änderungsdatum: "Geändert (Ursprünglich)"
    -> technisch: Dokumentfeld [$Revisions]
    -> Nach Felder [PostedDate], [_RevisionDate] suchen
        Bsp: [PostedDate]=14.04.2013
  Dokumenteigenschaften

Hinweise:

  • Die Spalte "Datum" in der Mailansicht zeigt die Dokumenteigenschaft "Hinzugefügt (In dieser Datei)" an.
  • Ein Dokument enthält immer entwicklerdefinierte und automatisch generierte Felder. Die meisten von Domino generierten Felder beginnen mit einem Dollarzeichen ($). (Header-) Felder, die auf dem Weg vom Absender zum Empfänger hinzugefügt werden, beginnen mit einem Unterstrich (_)

2.) Suche mit Autorenbedingung


F: Welche Dokumenteigenschaft wird überprüft?


A: Es wird NICHT nach Absender, sondern nach zuletzt bearbeitenden Personen gesucht. Jedes Dokument führt im Hintergrund eine Liste (techn.: Feld [$UpdatedBy]) von das Dokument zuletzt speichernden / ändernden Personen (o. Servern) mit sich. Der erste (oberste) Eintrag repräsentiert den Dokumentersteller, der letzte (unterste), die zuletzt an einem Dokument arbeitende Person.

  Nach Autor suchen

Um nach dem Absender (techn.: Feld [From]) zu suchen, schreiben Sie entweder von Hand ins Suchfeld

  • [From] CONTAINS GesuchterName (oder Emailadresse)

oder markieren in der Ansicht eine Mail von der gewünschten Person und klicken im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf "Suchen" > "Vom Absender". Folglich wird der Suchtext automatisch in das Suchfeld eingefügt.

  Nach Absender suchen

3.) Suche mit Wortvarianten


F: Nach welcher Logik funktioniert die Suche mit Wortvarianten?


A: Die Suche mit Wortvarianten sucht nach gleichen Zeichenketten gleicher Bedeutung. Das heisst, nach durch Präfixe und Suffixe entstehende Abwandlungen des Grundbegriffes (Eingabewortes).

Hinweis:

  • Option "Ergebnissortierung" -> bevorzugt "Nach Relevanz" einstellen.
  • Die Suchbeispiele in der deutschsprachigen IBM-Dokumentation konnten nicht reproduziert werden. Ob das an der englisch-deutschen Maschinenübersetzung oder etwas anderem liegt, kann (noch) nicht eindeutig geklärt werden.

4.) Unscharfe Suche (Fuzzy Logic)


F: Welche Logik verbirgt sich hinter der unscharfen Suche?


A: Die unscharfe Suche sucht nach gleichen Zeichenketten ungleicher Bedeutung. Das ist nützlich bei Tippfehlern oder ungenauen Scanergebnissen, weil diese durch eine Suche mit Platzhaltern nicht gefunden werden können. Das im Suchfeld "eingegebene Wort (EW)" soll exakt oder mindestens "prozentual davon (PW)" im "Suchresultat (RW)" wiedergefunden werden.

  • ~ Formel: Gesuchtes EW oder PW ergibt RW (= PW + Suffixe)
  • Prozentzahl bezieht sich auf die Buchstabenanzahl (Länge) des Eingabewortes, nicht des Ergebniswortes.
  • Der Suchtext mit dem Operator MATCHINGLEVEL (grossgeschrieben) und dem Prozentsatz XX lautet:

MATCHINGLEVEL XX Eingabewort

  • Defaultmässig wird bei der Suche mit 75%-iger Genauigkeit gesucht.
  • XX soll eine (Prozent-) Zahl zwischen 5 und 95 sein.
  • Bsp.: MATCHINGLEVEL 75 1234 -> findet 123, 1234, 1234567
  • MATCHINGLEVEL 90 Fussballer -> Fussballe, Fussballer, Fussballerbein
  • MATCHINGLEVEL 100 -> exaktes Wort, 0 -> keine Übereinstimmung
  • Basiswort (BW) muss mind. 3 Zeichen lang sein und fängt von links des Eingabewortes an.
  • Geeignet für lange Wörter (schlecht: MATCHINGLEVEL 40 Peter -> Pe)
  • Der erste Buchstabe des Eingabewortes muss immer korrekt sein.
  • Inkorrekte Doppelbuchstaben werden erkannt

5.) Suche in Anhängen


F: Werden bei der Suche die Anhänge mitdurchsucht?


A: Ja. Anhänge werden automatisch mitdurchsucht. Zwei Punkte sind dabei zu beachten:

  • Sucht man feldweise, muss nach dem Feld $FILE gesucht werden (von Hand "[$FILE] CONTAINS ..." eingeben), und nicht nach dem Feld BODY.
  • Während der Indexerstellung muss die Option "Angehängte Dateien indizieren" aktiviert worden sein.
  Anhänge mitindizieren

6.) Suche mit Web- / Notes-Abfragesyntax


F: Wir funktioniert die Web- / Notes-Abfragesyntax?


A: Wird nach mehreren Begriffen gesucht, enthalten die gefundenen Dokumente die Suchwörter nicht in der eingegebenen Reihenfolge. Dies entspricht der Suche mit Websyntax. Bei der Suche mit Notes-Syntax wird die Eingabereihenfolge mitberücksichtigt. Die Einstellung dazu finden Sie in den Vorgaben unter:

  • Notes-Client-Basiskonfiguration > Notes-Abfragsyntax verwenden
  • Standardmässig wird die Websyntax verwendet.
  • Vereinzelte Abfragen mit Notes-Syntax ohne Vorgabenumstellung:
    Dem ersten Wort einen Schrägstrich "/" voranstellen. Bsp.: /bring es