Archivierungs-Auswahlkriterien

Auswahlkriterien

Mit den Archivierungsauswahlkriterien (Abb. 1) legen Sie die zu archivierenden Ordner und Dokumente in Ihrer Mailbox fest. Das Konfigurationsfenster rufen Sie mit der Schaltfläche Auswahlkriterien in der Archivierungskriterien-Dialogbox auf.

Abb. 1: Auswahlkriterien bestimmen

An der UZH stehen Ihnen vier verschiedene Auswahlkriterien zur Disposition (Abb. 1): Alle Dokumente sollen archiviert werden, ...

1.) ... die nicht geändert wurden seit mehr als X Tagen (Monaten oder Jahren).
Diese Option umfasst alle Dokumente, die, vom Archivierungsdatum aus angefangen, vor länger als die angegebene Zeitspanne nicht bearbeitet (und gespeichert / versendet) wurden (Tab. 1).
Archivierungsdatum archiviert
30. April (23:00 Uhr) Dokumente mit Änderungsdatum vor dem 25. April (23:00 Uhr)
05. Mai (22:00 Uhr) Dokumente mit Änderungsdatum vor dem 30. April (22:00 Uhr)
Tab. 1: Auswahlkriterium "nicht geändert seit mehr als 5 Tagen",
  • Referenz: Letztes Speicherungsdatum (Dokumenteigenschaft "Geändert (Ursprünglich)", nicht Replizierungsdatum).
2.) ... mit einem Ablaufdatum älter als X Tage (Monate oder Jahre).
Diese Option umfasst alle Dokumente, die, vom Archivierungsdatum aus angefangen, vor länger als die angegebene Zeitspanne als abgelaufen markiert sind (Tab. 2).
Archivierungsdatum archiviert
30. April (12:00 Uhr) Dokumente mit Ablaufdatum vor dem 25. April (12:00 Uhr)
05. Mai (12:00 Uhr) Dokumente mit Ablaufdatum vor dem 30. April (12:00 Uhr)
Tab. 2: Auswahlkriterium "Ablaufdatum älter als 5 Tage",
Für jede Nachricht ist ein Ablaufdatum setzbar (Abb. 2). Nachricht auswählen, anschliessend ...
  • Aktionsschaltfläche "Mehr" oder
  • Menübefehl "Aktionen" >" Mehr" und "Dokument als 'abgelaufen' markieren / Markierung aufheben" betätigen.
Abb. 2: Ablaufdatum setzen / entfernen
  • Diese Option ist nur für bestimmte Anwendungstypen gültig, (z.B. Mail, aber nicht Kontakt)
  • Abgelaufene Dokumente werden mit einem kleinen Uhrensymbol markiert.
3.) ... die vom Benutzer ausgewählt wurden.
Diese Option umfasst die vom Benutzer in der aktuellen Ansicht manuell ausgewählten Dokumente.
  • Datums- und Verzeichnisauswahl sind "ausgegraut" (nicht einstellbar).
  • Archivierungsvorgang: Menübefehl Aktionen > Archivieren > "Ausgewählte Dokumente archivieren"
    (und NICHT Aktionen > Archivieren > "Jetzt archivieren", wie bei allen anderen Optionen).
  • Beim Archivieren ausgewählter Dokumente findet die erweiterte Archivierungseinstellung "Dokument nur löschen, wenn die Kriterien auch alle Antworten löschen" (Register "Erweitert") keine Anwendung.
4.) ... die älter als X Tage (Monate oder Jahre) sind.
Diese Option umfasst alle Dokumente, die, vom Archivierungsdatum aus angefangen, vor länger als die angegebene Zeitspanne erstellt wurden (Tab. 3).
Archivierungsdatum archiviert
30. April (22:00 Uhr) Dokumente mit Erstellungsdatum vor dem 25. März (22:00 Uhr)
05. Mai (22:00 Uhr) Dokumente mit Erstellungsdatum vor dem 30. April (22:00 Uhr)
Tab. 3: Auswahlkriterium "älter als 5 Tage",

Beim archivierten Dokument bleiben die Dokumenteigenschaften "Erstellt" und "Geändert (Ursprünglich)" bestehen.
Die Eigenschaften "Hinzugefügt" und zuletzt "Geändert (in der Archivdatei)" weisen neu das Archivierungsdatum auf.

Dokument-Eigenschaften

Jedes Dokument (Nachricht, Notiz etc.) verfügt über ein Erstellungs- und ein Änderungsdatum:

  • Dokument markieren > Tastenkombination ALT + ENTER drücken > "Dokument" aus Dropdownliste wählen (Abb. 3) oder
  • Dokument markieren > Menübefehl "Datei" > "Eigenschaften" klicken > "Dokument" aus Dropdownliste wählen
Abb. 3: Eigenschaften einer Nachricht
Erstellt
(Ursprünglich)
Erstellungs- , Antwort- oder Weiterleitungsdatum
• Eine Antwort oder Weiterleitung werden wie ein neu erstelltes Dokument angesehen.
• Betätigungszeitpunkt der Aktionsschaltflächen oder Menübefehle "Neu", "Antwort" und "Weiterleiten"
Geändert
(Ursprünglich)
Letztes Dokumentspeicherungs- oder Versendungsdatum
• Ein Dokument kann bearbeitet und danach gespeichert und / oder gesendet werden.
• Betätigungszeitpunkt der Aktionsschaltflächen oder Menübefehle "Speichern" und "Senden"
Hinzugefügt Erstellungs- oder erstes Replizierungsdatum (Synchronisationsdatum) mit der Anwendung.
• Ein Dokument kann in einer Anwendung erstellt und in (mit) einer anderen hinzugefügt (repliziert) werden.
Geändert Letztes Änderungs- oder Replizierungsdatum mit der Anwendung
• Ein Dokument kann in einer Anwendung bearbeitet und in / mit einer anderen repliziert werden.
Geändert von ID des Benutzers oder Servers, der das Dokument zuletzt gespeichert oder geändert hat.
Zugriff Letztes Dokumentzugriffsdatum in der Anwendung.
Größe Dokumentgrösse (in Byte)

Tab. 4: Dokumenteigenschaftsbeschreibung