Zeitplan verwalten / delegieren

Verfügbarkeit angeben

Im Zeitplan geben Sie Ihre "freie Zeiten" (Verfügbarkeit) für Besprechungen an; z.B. die Eckdaten Ihrer Arbeitszeit (Abb. 1):

  • In Windows: Menübefehl ...
    Datei > Vorgaben > Kalender & Aufgaben > Register Kalender & Aufgaben > Zeitplan > Zeitplan (Abb. 1).
  • Auf Mac: Menübefehl ...
    IBM Notes > Einstellungen > Kalender & Aufgaben > Register Kalender & Aufgaben > Zeitplan > Zeitplan
Abb. 1: Zeitplan

Die Zeiten sind im Register "Freie Zeiten suchen" des Besprechungserstellungsformulars einsehbar und dienen dem Besprechungsersteller zur erleichterten Terminfindung.

Zugriffsrechte delegieren

Im Register "Zugriff & Delegierung" der Vorgaben geben Sie die einsichtsberechtigten Personen und Einsichtsdetails an (Abb. 2):

  • Windows: Menübefehl ...
    Datei > Vorgaben > Kalender & Aufgaben > Register Zugriff & Delegierung > Zugriff auf Ihren Zeitplan
  • Mac: Menübefehl ...
    IBM Notes > Einstellungen > Kalender & Aufgaben > Register Zugriff & Delegierung > Zugriff auf Ihren Zeitplan
Abb. 2: Zeitplanzugriff delegieren

Hinweis

  • Zeitplanzugriff ist nicht dasselbe wie Kalenderzugriff. Sie können anderen Personen Einsicht in Ihren Zeitplan, aber nicht auf Ihren Kalender gewähren.
  • Wünschen Sie einem Benützer lediglich Zugriff auf Ihren Kalender (ohne Aufgaben und Kontakte) zu verleihen, geben Sie ihm Zugriff auf detaillierte Informationen Ihres Zeitplans. Bis die Delegierungsangaben auf allen Servern verteilt sind, dauert es eine Weile.
  • Erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag (Besprechung, Termin, Veranstaltung, Ankündigung), werden sie automatisch im Zeitplan, zu gegebenem Datum und mit entsprechender Sitzungsdauer, als "besetzt" (roter Balken) markiert. Die Aktivierung der Option "Als 'Verfügbar' markieren" im Eingabeformular unterbindet diesen Automatismus für den jeweiligen Termin.