Abwesenheit mitteilen

Gehen Sie in die Ferien oder sind aus anderen Gründen per Email nicht erreichbar, können Sie dies automatisch allen Anfragern mit einer Abwesenheitsnachricht mitteilen. In der Mail- oder Kalenderansicht betätigen Sie eine der folgenden Aktionen:

  • Tastenkombination "Alt + 4 + A"
  • Aktionsschaltfläche Mehr > Abwesenheit klicken (Abb. 1)
  • Menü Aktionen > Mehr > "Abwesenheit" klicken
Abb. 1: Aufruf Abwesenheitsasisstent

Die Angabe des Abwesenheitszeitraums (von, zurück am), einer Betreffzeile und ev. eines zusätzlichen Haupttexts genügen für eine informative Abwesenheitsmeldung (Abb. 2). Zum Schluss die neue Nachricht aktivieren und schliessen.

Abb. 2: Abwesenheitsdaten erfassen

Im Register "Alternative Benachrichtigung" geben Sie die Nachrichtenempfänger einzeln an.

Im Register "Ausschlüsse" geben Sie die von der Benachrichtigung auszuschliessenden Personen an. Sollen generell alle Personen von ausserhalb der UZH nicht über Ihre Abwesenheit informiert werden, aktivieren Sie die Option "Nicht automatisch auf Mailnachrichten von Internetadressen antworten".

Hinweise

  • Achtung! Für eine neue Abwesenheitsmeldung bitte NICHT einfach nur das Abwesenheitsdatum in der noch aktiven Periode ändern und speichern, sondern die alte Nachricht zuerst DEAKTIVIEREN.
  • Der Abwesenheitsasisstent merkt sich, wem er bereits während einer Abwesenheitsperiode eine Abwesenheitsnachricht geschickt hat und wird diese Person kein zweites Mal benachrichtigen.
  • Durch eine aktive Regel gelöschte oder nicht angenommene Nachricht wird vom Abwesenheitsagenten nicht registriert.
  • Via IMAP-Client (Thunderbird etc.) gesendete Nachrichten werden in Notes / iNotes vom Abwesenheitsagenten, trotz einer UZH-Absenderadresse, als Internetadresse angeschaut.
  • Der Abwesenheitsagent wird automatisch aufgerufen nach Erstellung einer ganztägigen Veranstaltung der Kategorie "Urlaub" im Kalender.
  • Sollte einmal der Abwesenheitsagent vergessen worden sein zu aktivieren... -> Ohne Einverständnis des Mailbox-Besitzers (also z.B. lediglich auf Wunsch des IT-Koordinators) darf die Zentrale Informatik die Mailbox weder öffnen, anpassen noch jemand anderem Zugriff erteilen.