Projekte SAPplus 2015

E-Procurement / Aufbau Plattform SAP PI

Jährlich werden durch die UZH Katalog-Güter im Wert von rund 8 Mio. CHF bestellt. Dabei werden rund 5‘500 Bestellungen ausgelöst. Die aufzubauende E-Procurement-Plattform ermöglicht die schnelle Produktwahl und den Vergleich mit ähnlichen Produkten der wichtigsten, konkurrierenden Lieferanten. Daraus resultiert eine gestärkte Position der UZH bei Konditionenverhandlungen. Bestellungen werden über die Plattform an die Lieferanten übermittelt. Die Rechnungsfreigabe erfolgt so weit wie möglich automatisiert. Der Bestellprozess wird standardisiert, was eine verbesserte Kontrolle und einen reduzierten Abwicklungsaufwand mit sich bringt. Mittels einer Submission wurde 2014 das für die UZH geeignetste System evaluiert. Im 2015 erfolgt die Detailkonzeption und Implementation. Um den Datenabgleich zwischen dem E-Procurement- und dem SAP-System sicherzustellen wird erstmals SAP PI als Werkzeug eingesetzt, welches vorgängig zum E-Procurement-System aufgebaut und in Betrieb genommen wird.

Kreditorenworkflow (KWF)

Im Rahmen des Projekts Neue Finanzplattform (NFP) wurde im Jahr 2012 der zentrale Teil des Kreditorenworkflows eingeführt. Für den dezentralen Freigabeprozess wurden anschliessend die noch fehlenden Funktionalitäten erstellt und in einem Pilotbetrieb erprobt. 2015/2016 erfolgt die UZH-weite Ausbreitung. Als Resultat werden rund 3'000 Mitarbeitende der UZH und in deren Projekte involvierte externe Stellen mittels einem webbasierten Workflow jährlich rund 150‘000 Kreditorenrechnungen prüfen und zur Zahlung freigeben - papierlos und nach den Regeln des Finanzhandbuchs.

Mitarbeit Muster-RVO

An der Universität Zürich sind aktuell gut drei Dutzend Rahmen- und Promotionsverordnungen in Kraft. Diese Verordnungen unterscheiden sich mitunter grundlegend in ihrem Aufbau (Systematik), der Terminologie sowie auch in den erfassten Regelungsbereichen. Die teilweise erheblichen Unterschiede erschweren die Vergleichbarkeit und die Verständlichkeit der Reglemente für alle Nutzerinnen und Nutzer. Zudem ist bei vielen Rahmenverordnungen eine Überregulierung festzustellen. Dieser Zustand führt zu einer zunehmenden Komplexität der administrativen Aufgaben und der Regelanwendung in den operativen Prozessen. Der fehlende Überblick über die Regeln und die anspruchsvolle Regelinterpretation bergen hohe Fehlerrisiken. Die Einhaltung der vielen und komplizierten Regeln erfordert einen aufwändigen Kontrollapparat. Aus diesem Grund besteht zur Bewältigung dieser vielen Regelungen ein grosser Bedarf nach Systemunterstützung („Vollautomatisierung“).

Mit der Erarbeitung von Musterreglementen sollen in unterschiedlichen Bereichen die Regelungen vereinfacht und harmonisiert werden. Das führt unter anderem zu einer Erleichterung des fach- und fakultätsübergreifenden Studiums, zur Stärkung der Selbstverantwortung der Studierenden, zu einer besseren Verständlichkeit der Regelwerke, zur Entlastung der Fakultäten durch die Fokussierung auf Inhalte statt auf Formalregeln, zur Vereinfachung, Standardisierung und Beschleunigung von administrativen Prozessen und zur Vereinfachung der IT-Systemunterstützung.

Urkunden & Diplome

In diesem Projekt geht es um die systemunterstützte Erstellung der Abschlussdokumente. Dabei sollen alle bestehenden (Bachelor und Master) und neuen (Doktorat, Joint-Degree, Double-Degree) Abschlussdokumente sowie der Leistungsausweis inhaltlich optimiert, gemäss dem neuen CD angepasst und technisch neu aufgesetzt werden. Zusätzlich werden verschiedene Anforderungen aufgrund der Harmonisierung der RVO 2013, z.B. Anpassungen bei der Notenermittlung, umgesetzt.

Weiterentwicklung Reporting und Berichtswesen (Finanzen)

Im Rahmen der Neuen Finanzplattform (NFP) wurde das Finanzreporting grundlegend neu gestaltet. So wurden beispielsweise neue Finanzberichte entwickelt, die über das UZH-Webportal Geschäftsapplikationen neu auch jedem einzelnen der rund 2'000 Kostenstellen- und Projektverantwortlichen zur Verfügung stehen.

Während der Inbetriebnahme der Neuen Finanzplattform konnten durch Rückmeldungen der Benutzerinnen und Benutzer Erkenntnisse zur Effektivität der neuen Reports gewonnen werden. Während es inhaltlich keine oder nur wenig Kritikpunkte gibt, stellte sich heraus, dass die Bedienbarkeit für die gelegentlichen Endbenutzerinnen und Endbenutzer zu kompliziert und nicht benutzerfreundlich genug gestaltet wurde. Das Projekt bezweckt die Vereinfachung der Bedienung der dezentralen Finanzreports und damit verbunden die Steigerung der Akzeptanz bei den Benutzerinnen und Benutzern.

Optimierungen Studierendenadministration

Die Abteilung Studierende hat verschiedene Anforderungen eingereicht, um die administrativen Abläufe der Kanzlei und der Zulassungsstelle zu optimieren. Die Anforderungen umfassen vor allem Verbesserungen der Systemunterstützung und eine Erhöhung des Automatisierungsgrades, um den Betriebsaufwand zu verringern. Diese Anforderungen sind in diesem Projekt zusammengefasst.

Planungsunterstützung Allevo

Das Jahresbudget der UZH wird mittels Excel erhoben und anschliessend ins SAP übertragen. Budgetiert, resp. im SAP-Jargon geplant, werden jährlich rund 2'500 Kostenträger in 200 Verantwortungsbereichen. Die bisher verwendeten Exceldateien sind sehr komplex aufgebaut und der Prozess ist deshalb fehleranfällig und schwierig zu überwachen. Das betriebliche Rechnungswesen möchte die Steuerbarkeit und Transparenz des Prozesses erhöhen und zu diesem Zweck ein besser geeignetes Werkzeug einsetzen. Bei einer Marktanalyse durch das betriebliche Rechnungswesen hat sich die Software Allevo als geeignetes Produkt herausgestellt. Dabei handelt es sich um ein SAP-Erweiterungspaket eines Drittanbieters mit Excel als Benutzeroberfläche. Allevo wird in diesem Projekt eingeführt und kann erstmals für die Budgetierung 2016 genutzt werden.

Prozessredesign Zahlungswesen

Unterschiedliche Prozesse sind für das Zahlungswesen durch die Bereitstellung der entsprechenden Systemunterstützung zu optimieren. Dazu gehört das Arbeitspaket 1, welches die Einführung des elektronischen Kontoauszugs verfolgt mit dem Ziel, die anfallenden Zahlungseingänge mindestens zu 50% automatisch zu verbuchen. Das Arbeitspaket 2 stellt über eine Schnittstelle die notwendigen Daten bereit, um eine schnelle und reibungslose Spesenverbuchung zu sichern.

Anpassungen am Lehrangebot 2015

Die Überarbeitung des Lehrangebotes durch die Fakultäten führt auch zu Anpassungen von Studienregeln. Die Implementierung und Anpassung dieser Lehrangebote und Regelwerke in SAP Campus Management wird im Rahmen dieses Projekts realisiert. Die vorzunehmenden Implementierungen und Anpassungen werden im Rahmen des umfassenden Erarbeitungs-, Prüf- und Erlassprozesses von Reglementen ermittelt. Weiter werden unter dem methodischen Aspekt für eine strukturierte Anforderungsermittlung verschiedene Templates entwickelt, die es den Fakultäten bei der Erarbeitung einer Verordnung ermöglichen, ihre Anforderungen an ihr Lehrangebot mit Unterstützung und Begleitung der Abteilung Business Applications der Zentralen Informatik detailliert zu erfassen.