Projekte SAPplus 2018

Nachfolgend geben wir Ihnen gerne einen Einblick in einige der Projekte im Bereich SAPplus, welche 2018 bearbeitet werden.

Bewerbung Studierende für Immatrikulation, Semestereinschreibung

Die Online-Services Bewerbung und Semestereinschreibung sind auf Grundlage einer SAP-Technologie aufgebaut, die herstellerseitig in Zukunft nicht mehr weiterentwickelt wird und abgelöst werden muss. Ziel dieses Projektes ist die Ablösung der bestehenden Online-Services für die Bewerbung und die Semestereinschreibung sowie der damit verbundenen Online-Services (Fachwechsel, Exmatrikulation, Beurlaubung, Adressänderung). Die Realisierung der neuen Online-Services erfolgt auf der innovativen SAP-Plattform UI5. Dabei werden auch neue Funktionalitäten realisiert wie z.B.

  • Mehrsprachigkeit
  • Barrierefreiheit
  • Speichermöglichkeit des elektronischen Bewerbungsformulars
  • Hochladen von Dokumenten
  • Abfrage des Status der Bewerbung durch die Bewerberin/den Bewerber

Die neuen Online-Services werden auf den neuen SAP-Standardfunktionalitäten für Bewerbung basieren. Diese Funktionalitäten ermöglichen auch Optimierungen der Zulassungs- und Einschreibeprozesse in der Abteilung Studierende.
 

HR-Roadmap - zusätzliche Funktionalitäten

Im 2017 wurden die vier wichtigsten und häufigsten Personalprozesse (Anstellung, Änderung des Beschäftigungsgrades, Verlängerung befristeter Anstellungen und Kündigung durch Arbeitnehmende) auf ein elektronisches Workflow-System umgestellt. 2018 erfolgt der Rollout in die gesamte UZH. Die weiteren relevanten Personalprozesse werden ebenfalls umgestellt. Die beiden älteren Prozesse, welche im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen aufgerufen werden können und mit Adobe-Formularen realisiert wurden, sollen zurückgebaut und nicht mehr angeboten werden.

Erneuerung SAP-Infrastruktur

Die bestehende SAP-Infrastruktur hat eine geplante Lebensdauer bis Ende 2018 und muss dann ersetzt werden. Im Rahmen dieses Projekts wird die neue Hardware beschafft, im Data-Center der UZH installiert und in die Netzwerkumgebung der UZH eingebunden. Anschliessend wird die heutige SAP-Systemlandschaft auf die neue Infrastruktur transferiert und in Betrieb genommen.

Überarbeitung SAPplus-Berechtigungen

Die Vergabe der Berechtigungen im SAP CM ist unter anderem aufgrund des komplexen und über Jahre gewachsenen Rollenmodells sehr unübersichtlich. Ziel des Projektes ist es, ein neues überschaubares und nachvollziehbares Rollenmodell zu erarbeiten. Ebenso wird die Datenschutzfrage thematisiert. Diese beiden Themenbereiche (Rollen und Definition der Datenschutzanforderungen) sind dann wiederum die Grundlage, um die Berechtigungen festlegen zu können. Das Projekt soll auch den Prozess der Berechtigungsvergabe in der Lehre optimieren.

Im Weiteren wird für die Berechtigungen SAPplus ein übergeordnetes Rahmenkonzept erstellt.

Lehrangebots- und Semesterplanung

Mit diesem Projekt sollen die Prozesse der Angebotsplanung, der Ressourcenplanung und der Erfassung verbaler Beschreibungen des Lehr- und Semesterangebots systemseitig besser unterstützt werden.

Für die Semesterplanung wurde im Jahr 2008 ein detailliertes Konzept zur Systemunterstützung des Prozesses erarbeitet. Über in SAP integrierte Online-Services sollten auch die Dozierenden auf einfache Weise in den Semesterplanungs-Prozess einbezogen werden und die fakultätsspezifischen Tools der RWF und WWF abgelöst werden können. Dieses Konzept soll nun wo nötig aktualisiert und umgesetzt werden. Ein Fokus des Projektes liegt auch auf der Prozessunterstützung zur dezentralen Pflege von ausgewählten Informationen des Lehr- und Semesterangebots mit Hilfe einer komfortablen Weblösung.

Umstellung und Optimierung SAP-Schnittstellen

Mit der Daten-Integrations-Plattform SAP PI (Process Integration) wurde 2015 ein Middleware-System zur Verfügung gestellt, welches Anwendungen eines oder mehrerer Systeme integrieren kann. Diese Anbindungen werden anhand von standardisierten Schnittstellen über eine zentral kontrollierbare Architektur abgewickelt. Zudem bietet die Plattform zahlreiche technische Unterstützungen für das Monitoring und die Sicherstellung der fehlerfreien Daten-Übermittlung.

Ziel dieses Projektes ist die Auswahl, Priorisierung, Konzipierung und Migration/Neu-Aufbau der bestehenden Schnittstellen auf die mit SAP PI aufgebaute Daten-Integrations-Plattform. Durch die Migration der bestehenden Schnittstellen nach SAP PI kann folgender Nutzen erzielt werden:

  • zentral kontrollierbare Schnittstellen-Architektur
  • Einführung von teil- und vollautomatisierten Schnittstellen
  • Sicherstellung der fehlerfreien technischen Daten-Übermittlung
  • Einführung einer proaktiven Überwachungsmöglichkeit von applikationsspezifischen Fehlern
  • einheitliche Architektur und Umsetzung der Schnittstellen in einem Standard-Framework
  • Anpassungsmöglichkeiten werden flexibler

Neues Immobilienmanagement

Damit das neue Immobilienmanagement der UZH per 1.1.2019 nach dem Modell der selbständigen Rechnungsstelle umgesetzt werden kann, ist die Implementierung auf dem SAP-System der UZH eine zwingende Voraussetzung. Zentrale Funktionen sind die Abbildung der Investitionsrechnung und der Anlagenbuchhaltung, der Kreditorenworkflow sowie die Schnittstellen von und zu den vorgelagerten Bauprojektmanagement-Systemen der UZH und den Systemen des Kantons Zürich.

MIRA (Management-Information, Reporting und Analyse)

2017 wurde die Grundlage für dieses Projekt gelegt, indem MIRA (Management-Information, Reporting und Analyse) aufgebaut und die zentralen Benutzerinnen und Benutzer darauf geschult wurden.

Der Nutzen von MIRA soll in diesem Projekt erweitert werden. Einerseits werden zusätzliche Daten verfügbar gemacht. Andererseits sollen die bestehenden Datenladeprozesse vereinfacht und automatisiert werden. Die Daten sollen sodann im neuen Umfeld den verschiedenen Benutzergruppen direkt verfügbar gemacht werden. Damit können mehrere aktuelle Probleme behoben und die Nutzung der Daten massiv vereinfacht und beschleunigt werden.

Online-Schalter für Studierende

Viele Aufgaben und Prozesse im Zusammenhang mit der Administration und Beratung von Studierenden werden von den Fakultäten und der Abteilung Studierende immer noch papierbasiert oder im persönlichen Kontakt abgewickelt.

Dank der Einführung eines Online-Schalters für die Studierenden wird die Bearbeitung dieser administrativen Prozesse sehr effizient, da sämtliche Informationen zentral und elektronisch verfügbar sind. Die Studierenden sind nicht mehr auf die Öffnungszeiten der Dekanate angewiesen und jederzeit über den Status ihrer Anträge informiert. Bei den Dekanaten wird der Beratungsaufwand reduziert sowie die Schalterfrequentierung verringert.

Als erster Service im Online-Schalter wird die Abmeldung vom Leistungsnachweis realisiert.

Elektronische Freigabe von Umbuchungen und Zahlungsanweisungen

Für die Erfassung und Freigabe von Zahlungs- und Umbuchungsaufträgen im Kreditorenworkflow sowie die Vermeidung von Zahlungen von UZH-internen Rechnungen wurden die Anforderungen katalogisiert und verschiedene Lösungsvorschläge ausgearbeitet. Für Umbuchungen und die Erfassung von Zahlungsaufträgen wird eine Web-Lösung bereitgestellt. Die Freigabe der Belege erfolgt dann im Kreditorenworkflow. Interne Rechnungen aus dem EFAK-System werden künftig anhand der Kreditorennummer erkannt und lösen keinen offenen Posten bzw. Geldfluss mehr aus.