Projekte SAPplus 2017

Nachfolgend geben wir Ihnen gerne einen Einblick in einige der Projekte im Bereich SAPplus, welche 2017 bearbeitet werden.

Bewerbung Studierende für Immatrikulation

Der Online-Service Bewerbung ist, wie die übrigen Online-Services für Studierende, auf Grundlage einer SAP-Technologie aufgebaut, die herstellerseitig in Zukunft nicht mehr weiterentwickelt wird und abgelöst werden muss. Ziel dieses Projektes ist deshalb die Ablösung der bestehenden Online-Services für die Bewerbung durch Online-Services auf einer modernen technologischen Plattform. Dabei werden auch neue Funktionalitäten wie z.B.

  • Mehrsprachigkeit
  • Barrierefreiheit
  • Speichermöglichkeit des elektronischen Formulars
  • Hochladen von Dokumenten
  • Abfrage des Status der Bewerbung durch die Bewerberinnen und Bewerber

geprüft und gegebenenfalls realisiert.

Hörsaal- und Gerätedispo

Für die SAP-Software Veranstaltungsmanagement, mit welcher das Dispositionsteam seit vielen Jahren die Hörsaal- und Raumdisposition vornimmt, wurde eine Ersatzlösung gesucht. Nach einer Evaluation von 4 Lieferanten einer Raumdispositions-Software hat Garaio Rooms der Firma Garaio AG den Zuschlag erhalten.

Neben der Disposition von Hörsälen und Seminarräumen wird künftig auch die Disposition von Geräten und Ausstattungen für Hörsäle und Seminarräume durch den Veranstaltungsdienst durch Garaio Rooms unterstützt werden.

Ablösung SAP-Archiv

Das Angebot an SAP-Services, welche auf das Beleg- und Dokumenten-Archiv zugreifen (z.B. eingescannte Rechnungen im Kreditorenworkflow oder Abschlussdokumente im Bereich Studium), sowie deren Anwenderkreise werden immer grösser. Dementsprechend steigen auch die Investitions- und Wartungskosten für die dafür erforderlichen Software-Lizenzen. Da verschiedene Software-Anbieter Produkte mit dem gleichen oder einem ähnlichen Funktionsumfang anbieten, wurde 2016 mittels einer Ausschreibung das für die UZH wirtschaftlichste Produkt beschafft.

Neben der Kosteneinsparung können durch die neue Archiv-Lösung, die 2017 in Betrieb genommen wird, weitere Vorteile wie beispielsweise eine bessere Benutzerfreundlichkeit erzielt werden.

HR-Roadmap - IT-Umsetzung

Das eingesetzte SAP HR ist heute nicht dezentral ausgebreitet und dadurch bestehen in der Personaladministration sehr viele manuelle Prozessschritte mit vielen Medienbrüchen und sehr hohem administrativem Aufwand. Neben den sehr vielen Beteiligten wird die Personalarbeit an der UZH durch die zunehmende Internationalität komplexer.

2015 wurden deshalb die Soll-Prozesse definiert und von der UL verabschiedet. Der Schwerpunkt lag dabei auf der Anstellung, der Änderung des Beschäftigungsgrades, der Verlängerung befristeter Anstellungen und der Kündigung durch Arbeitnehmende. 2016 wurden mögliche Systemanbieter in einer Marktanalyse eruiert und nach einer durchgeführten Submission mit Anbieter-Entscheid das Umsetzungs-Projekt gestartet. Die neue Lösung zur Abwicklung der vier genannten Prozesse wird ab Mitte 2017 zur Verfügung stehen.

Erneuerung SAP-Infrastruktur

Die bestehende SAP-Infrastruktur hat eine geplante Lebensdauer bis Ende 2018 und muss dann abgelöst werden. Im Hinblick auf diesen Ersatz ist zu prüfen, ob ab 2019 die SAP-Systeme der UZH in einer Cloud-Umgebung betrieben werden sollen oder nicht.

Um per anfangs 2019 die neue SAP-Infrastruktur - allenfalls in der Cloud - betreiben zu können, muss anfangs 2017 ein Cloud- und Sourcing-Konzept erarbeitet werden. Sollte die Cloud eines externen Anbieters gewählt werden, muss 2017/2018 eine Ausschreibung inkl. eines Transition-Projektes durchgeführt werden, damit per Mitte 2018 ein geeigneter Partner gefunden wird und die Überführung der SAP-Systeme aus der heutigen Systemlandschaft in die neue Systemlandschaft spätestens per Ende 2018 abgeschlossen ist.

Überarbeitung SAPplus-Berechtigungen

Die Vergabe der Berechtigungen im SAP CM ist unter anderem aufgrund des komplexen und über Jahre gewachsenen Rollenmodells sehr unübersichtlich. Ziel des Projektes ist es, ein neues überschaubares und nachvollziehbares Rollenmodell zu erarbeiten. Ebenso wird die Datenschutzfrage thematisiert. Diese beiden Themenbereiche (Rollen und Definition der Datenschutzanforderungen) sind dann wiederum die Grundlage, um die Berechtigungen festlegen zu können. Das Projekt soll auch den Prozess der Berechtigungsvergabe in der Lehre optimieren.

Im Weiteren wird für die Berechtigungen SAPplus ein übergeordnetes Rahmenkonzept erstellt.

Lehrangebots- und Semesterplanung

Mit diesem Projekt sollen die Prozesse der Angebotsplanung, der Ressourcenplanung und der Erfassung verbaler Beschreibungen des Lehr- und Semesterangebots systemseitig besser unterstützt werden.

Für die Semesterplanung wurde im Jahr 2008 ein detailliertes Konzept zur Systemunterstützung des Prozesses erarbeitet. Über in SAP integrierte Online-Services sollten auch die Dozierenden auf einfache Weise in den Semesterplanungs-Prozess einbezogen werden und die fakultätsspezifischen Tools der RWF und WWF abgelöst werden können. Dieses Konzept soll nun wo nötig aktualisiert und umgesetzt werden. Ein Fokus des Projektes liegt auch auf der Prozessunterstützung zur dezentralen Pflege von ausgewählten Informationen des Lehr- und Semesterangebots mit Hilfe einer komfortablen Weblösung.

Umstellung und Optimierung SAP-Schnittstellen

Mit der Daten-Integrations-Plattform SAP PI (Process Integration) wurde 2015 ein Middleware-System zur Verfügung gestellt, welches Anwendungen eines oder mehrerer Systeme integrieren kann. Diese Anbindungen werden anhand von standardisierten Schnittstellen über eine zentral kontrollierbare Architektur abgewickelt. Zudem bietet die Plattform zahlreiche technische Unterstützungen für das Monitoring und die Sicherstellung der fehlerfreien Daten-Übermittlung.

Ziel dieses Projektes ist die Auswahl, Priorisierung, Konzipierung und Migration/Neu-Aufbau der bestehenden Schnittstellen auf die mit SAP PI aufgebaute Daten-Integrations-Plattform. Durch die Migration der bestehenden Schnittstellen nach SAP PI kann folgender Nutzen erzielt werden:

  • zentral kontrollierbare Schnittstellen-Architektur
  • Einführung von teil- und vollautomatisierten Schnittstellen
  • Sicherstellung der fehlerfreien technischen Daten-Übermittlung
  • Einführung einer proaktiven Überwachungsmöglichkeit von applikationsspezifischen Fehlern
  • einheitliche Architektur und Umsetzung der Schnittstellen in einem Standard-Framework
  • Anpassungsmöglichkeiten werden flexibler

Upgrade SAP Solution Manager

Der SAP Solution Manager ist bei der Zentralen Informatik bereits seit vielen Jahren im Einsatz. Er wird sowohl für den technischen Betrieb verwendet, z.B. zur Unterstützung bei der Wartung oder beim Monitoring der SAP-Systeme, als auch für das Testmanagement in den Bereichen Campus Management und Finanzen, Personal und Infrastruktur. 2017 muss ein Upgrade des Solution Managers von der jetzigen Version 7.1 auf die neue Version 7.2 durchgeführt werden.

Elektronischer Leistungsausweis

Die UZH sendet den Studierenden nach jedem Semesterende per Post einen Leistungsausweis mit einer Aufstellung über alle besuchten Module und die dafür vergebenen ECTS-Credits einschliesslich Beurteilung zu. Gemäss Beschluss der Universitätsleitung soll der Leistungsausweis künftig elektronisch abgegeben werden. 2016 wurden hierfür die rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen eruiert und ein Umsetzungsvorschlag erarbeitet. Die Umsetzung inkl. Anpassung der Rechtsgrundlagen erfolgt 2017.

Neues Immobilienmanagement

Damit das neue Immobilienmanagement der UZH per 1.1.2018 nach dem Modell der selbständigen Rechnungsstelle umgesetzt werden kann, ist die Implementierung auf dem SAP-System der UZH eine zwingende Voraussetzung. Zentrale Funktionen sind die Abbildung der Investitionsrechnung und der Anlagenbuchhaltung, der Kreditorenworkflow sowie die Schnittstellen von und zu den vorgelagerten Bauprojektmanagement-Systemen der UZH und den Systemen des Kantons Zürich.

MI-Reporting inkl. Plattformentwicklung

Das derzeitige Reporting entspricht hinsichtlich der Datenaufbereitung und der Auswertungsmöglichkeiten nicht mehr den Ansprüchen der UZH und soll über die nächsten Jahre kontinuierlich neu aufgebaut werden. Die verschiedenen Benutzergruppen sollen stufen- und rollengerecht und in der richtigen Frequenz mit Information versorgt werden. Dies soll das Führen mit Zahlen ermöglichen. Finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen werden einfacher verfügbar und interpretierbar gemacht (hin zu Information „auf einen Klick“). Hochformatierte und bereichsübergreifende Reports sollen einfach erstellbar sein bzw. regelmässig produziert und verteilt werden.

Diese Ziele sollen mit den folgenden Teilschritten erreicht werden:

  • Entwicklung eines UL-Reports
  • Entwicklung eines umfassenden Projektreports
  • Umsetzung einer state-of-the-art BI-Plattform