FAQs zu Webmail (Lotus iNotes)
(iNotes für alle)
Drei Benutzeroberflächen von iNotes
Browser: Safari zeigt keine Fehlermeldung an
Mail-Einstellungen: Signatur (Webclient)
Vacation (Abwesenheit)
Forward (Weiterleitung)
Mail Header anzeigen
Mehrere Meldungen in einen anderen Ordner verschieben (Move to Folder)
Mails in der Inbox umsortieren
Delegation: Erteilen eines Zugriffs auf Mailbox und/oder Kalender
SPAM-markierte Mails filtern
Mails als "Text only" verschicken
Lotus Notes Adressbücher im Browser verwenden
Namensänderung wegen Heirat
Fehlversuche: Login Lockout (iNotes)
Remote POP
Kalender: Dauer einer Besprechung ändern
Firefox funktioniert nicht richtig
Papierkorb (48 Stunden)
Abwesenheit nach Rückkehr
OLAT und iNotes
Verschwundene Mails beim Mail-Eingang
Webmail via Mac OS X 10.4
Funktionskonten: Kalender im Web-Client falsch dargestellt
Schnelladressierung funktioniert bei mir nicht
Mailinhalt "undefined"
Drei Benutzeroberflächen von iNotes
F: Wozu sind die Modi Full, Lite und Ultralite gedacht?
A: Die Full-Version bietet die umfangreichsten Funktionen: Mail, Kalender, Kontakte, usw. Als Browser sind Firefox, Internet Explorer und Safari unterstützt, wobei Popup-Fenster zugelassen sein müssen. URL-Adresse https://webmail.uzh.ch/.
Die Lite-Version ist um paar Funktionen reduziert, benötigt aber dafür einiges weniger Bandbreite und ist leicht schneller. Die Lite-Oberfläche bietet neben Mail und Kontakte nur den Tageskalender.
Die Ultralite-Version ist für Mobile Geräte wie ein PDA oder ein Smartphone gedacht. Wenn man mit einem iPhone auf iNotes verbindet, wird automatisch der Ultralite-Modus angesteuert.
Grundsätzlich wird das schlanke Webinterface iNotes angeboten für den Fall, dass kein eigener Lotus-Client verwendet werden kann (aus welchen Gründen auch immer).
Browser: Safari zeigt keine Fehlermeldung an
F: Wieso kann ich aus Safari kein Mail versenden?
A: Eine Rückfrage von Lotus geschieht mit Hilfe eines PopUp Fensters. Der PopUp Blocker muss also deaktiviert werden, um gewisse Funktionen zu verwenden.
Mail-Einstellungen: Signatur (Webclient)
F: Kann ich meine Meldungen mit einer Signatur versehen wie beim Stalker?
A: Ja, das ist machbar unter Preferences/Vorgaben > Mail > Signature. Der eingegebene Text wird automatisch an jede Meldung, die hinausgeht, angehängt.
Diese einfache Textsignatur ist nicht zu verwechseln mit einer Zertifikat-basierten Signatur.
Weitere Einstellungen finden Sie unter Preferences/Vorgaben > Mail > General sowie unter Preferences/Vorgaben > Mail > Display.
Vacation (Abwesenheit)
F: Wie kann ich meine gute alte Vacation einrichten?
A: Die Vacation heisst bei Lotus "Out of Office" - kurz OoO. Gehen Sie zuerst in die gewünschte Inbox oder Mailbox. Im Menu "More" finden Sie den wichtigen Befehl "Out of Office". Dort können Sie Ihre Abwesenheit angeben und schliesslich aktivieren.
Empfehlung für Ausschlüsse: Nicht automatisch auf Mailnachrichten von Internetadressen antworten. Allerdings erfährt dann von der Abwesenheit niemand, der nicht im Lotus aufgenommen ist!
Achtung: Falls Sie im Webmail eine Abwesenheitsmeldung einrichten, wenn bereits vorgängig einmal eine Abwesenheitsmeldung aktiviert war, kann diese immer noch aktiviert sein. Da der Endtermin abgelaufen ist, erfolgen keine Out of Office Meldungen. Deaktiveren Sie also zuerst die Abwesenheitsmeldung und richten Sie danach die neue Abwesenheitsmeldung ein und aktivieren Sie diese.
Achtung auf Filter-Regel: Wenn eine Nachricht wegen einer Regel gelöscht d.h. nicht angenommen wird, kriegt der Abwesenheitsassistent diese gar nie zu Gesicht und kann darauf auch nicht reagieren.
Forward (Weiterleitung)
F: Wie kann ich eine Weiterleitung einrichten?
A: Wie beim bisherigen Webmail muss eine Weiterleitung unter den Regeln eingerichtet werden. In der linken Spalte der Lotus-Oberfläche finden Sie unter "Werkzeuge" das Menu "Regeln", wo Sie eine neue Regel einrichten können.
- geben Sie dieser neuen Regel einen Namen
- wählen Sie folgende Bedingungen und fügen Sie sie hinzu: "Alle Dokumente"
- wählen Sie folgende Aktionen und fügen Sie sie hinzu:
- Löschen (Nachricht nicht annehmen) (Sie müssen dazu in der Auswahlliste ganz nach unten scrollen)
- "Kopie senden an" (im Feld darunter geben Sie die Forward-Adresse an)
- "Speichern und Schliessen" Sie die neuerstellte Regel (Schaltfläche ganz oben, über dem Regelnamen)
Die Löschregel bewirkt, dass die (als Kopie) weitergeleiteten Mails nicht in Ihrem Konto verbleiben, und dieses allmählich bis über Ihre Mail-Quota füllen. Beachten Sie, dass Sie zuerst die Löschaktion eingeben müssen, und erst dann die "Kopie senden an"-Aktion (sonst funktioniert die Weiterleitung anscheinend nicht).
Bei den bei der Migration nach Lotus automatisch aus Ihrem alten Konto übernommenen Weiterleitungen muss diese Löschaktion nachträglich noch eingefügt werden.
Für den Lotus Fat Client verweisen wir auf eine externe Anleitung zum Erstellen einer Weiterleitung. Auch hier müssen Sie zuerst die Löschaktion eingeben, und erst dann die "Kopie senden an"-Aktion (sonst verweigert sich Lotus).
Mail Header anzeigen
F: Wie kann man die Message Header wie beim bisherigen Webmail anzeigen?
A: Gehen Sie zuerst in die gewünschte Inbox oder Mailbox. Im Menu "More" finden Sie den Befehl "Show MIME Header". Dieser Befehl öffnet ein Popup-Fenster mit den gewohnten Header-Informationen.
Mehrere Meldungen in einen anderen Ordner verschieben (Move to Folder)
F: Kann ich im iNotes mehrere Mails gleichzeitig in einen anderen Mailfolder zügeln?
A: Ja, zuerst aktivieren Sie in der Mailbox eine oder mehrere Meldungen, indem Sie diese anklicken. Sie können gleichzeitig mehrere Meldungen aktivieren, wenn Sie die Shift-Taste gedrückt halten. Dann klicken Sie den beigen Folder-Knopf oben an (Move to Folder), sodass das Ordner-Panel erscheint, wo Sie den gewünschten Zielordner auswählen können, siehe Abb. (anklicken).
Nachdem Sie den Zielordner angegeben haben, werden die ausgewählten Meldungen gleichzeitig gezügelt. Damit können Mails von einem beliebigen Ordner in einen anderen verschoben werden, wenn Sie nach der Migration Ihre Mails aufräumen.
Neben dem Folder-Knopf gibt es noch weitere Methoden, Mails zu verschieben, nämlich Drag & Drop, sowie das Kontextmenu der rechten Maustaste.
Mails in der Inbox umsortieren
F: Wie kann ich die Mails nach dem Absender sortieren?
A: Klicken Sie einfach auf die entsprechende Spaltenüberschrift, nach der Sie die Mails sortieren möchten, z.B. Sender, Subject, Date, Size.
Delegation: Erteilen eines Zugriffs auf Mailbox und/oder Kalender
F: Wo kann ich jemandem Zugriff auf meine Mail oder meinen Kalender geben?
A: Wählen Sie Preferences/Vorgaben > Delegation. Dort können Sie anderen Benutzern Zugriffe auf Ihre Mailbox und/oder Ihren Kalender erteilen.
Wer Zugriff auf eine fremde Mailbox erhalten hat, kann alle Meldungen lesen und hat vielleicht noch weitere Zugriffsrechte erhalten.
SPAM-markierte Mails filtern
F: Wie kann ich im iNotes Webclient die SPAM-markierten Mails automatisch in den Junk Ordner "Unerwünscht" verschieben lassen?
A: In der linken Spalte der Full-Oberfläche finden Sie unter "Tools" das Menu "Rules", wo Sie eine neue Regel einrichten können (New Rule):
Die Regel lautet: Wenn das Subject die Zeichenkette "-SPAM-" enthält, dann soll die Meldung in den Ordner "Junk" ("Unerwünscht") verschoben werden. Zuerst also Conditions hinzufügen, anschliessend Actions hinzufügen.
Und vergessen Sie nicht, den Junk-Ordner von Zeit zu Zeit zu leeren.
Achtung: Regeln können nur für die Zukunft aktiviert werden. Zudem werden in der Bedingung ein paar Spezialzeichen nicht akzeptiert: "backslash (\), semicolon (;), comma (,), asterisk (*), or quotation mark ('), an error message appears indicating that these characters are not allowed. "
Mails als "Text only" verschicken
F: Wie kann ich im Webclient iNotes eine Meldung als Plain Text oder "reiner Text" (Apple) verschicken, wenn ich keine Formatierungen haben möchte?
A: Wählen Sie im iNotes zuerst das Preferences Menu an. Dort wählen Sie Mail > General
Wenn Sie zweimal "Plain text" gemäss Abbildung einstellen, dann werden Ihre Mails in Zukunft ohne Formatierungen verschickt. Sie müssen sich bewusst sein, dass jetzt weder der WYSIWYG-Editor von Lotus Notes noch die "Text Properties" zur Verfügung stehen. Die meisten Mail Clients zeigen "Plain text" in der Courier Schrift an (Internet Style).
Lotus Notes Adressbücher im Browser verwenden
F: Kann ich mein privates Adressbuch im iNotes Webclient verwenden?
A: Ja, Um Ihr persönliches Adressbuch aus Lotus Notes im Browser nutzen zu können, müssen Sie das Adressbuch unter Lotus Notes (Fat Client) in Ihre Mailbox synchronisieren. Auf Englisch: Preferences → Contacts → Enable „Synchronize Contacts“ on the Replicator. Auf Deutsch: Vorgaben → Kontakte → „Kontakte synchronisieren “ im Replikator aktivieren. Dann stehen die Adresseinträge auch im Webclient zur Verfügung.
Namensänderung wegen Heirat
F: Ich habe einen neuen Namen, ändert jetzt mein Benutzername (Lotus-Login)?
A: Ja, sowohl Full Name als auch Internet Name werden sich ändern. Diese Änderung erfolgt durch die Mutation der Person im SAP und wird von ITIM automatisch an Lotus weitergegeben. Der Internet Name hat folgende Form
Vorname.Nachname<Laufnummer>@uzh.ch
Entsprechend können sich auch Ihre Mail-Adresse und die Kontaktlisten (Sametime Chat) ändern.
Aus technischen Gründen können zur Zeit keine Namensänderungen durchgeführt werden.
Fehlversuche: Login Lockout (iNotes)
F: Meldung: "You are locked out, or you have provided an invalid username or password". Jetzt ist das Login blockiert.
A: Lockout bedeutet, dass während einer gewissen Zeitperiode nicht mehr eingeloggt werden kann; bitte beachten Sie die entsprechende Meldung von iNotes. Sie müssen ca. 20 Minuten warten.
Remote POP
F: Ist RPOP unterstützt wie beim bisherigen Webmail?
A: Nein, die Funktion RPOP wird voraussichtlich nicht mehr zur Verfügung stehen. Das RPOP-Modul von Stalker konnte mit Hilfe des POP3-Protokolls Nachrichten von externen Hosts abrufen.
Kalender: Dauer einer Besprechung ändern
F: Wir können die Dauer einer Besprechung nicht mehr ändern (blau). Nur bei einem "Termin" geht es (grün).
A: das ändern der Besprechungsdauer eines Meetings geht bei iNotes
8.5.1 leider nicht direkt.
Allerdings gibt es eine elegante Umgehungslösung:
- Meeting zuerst öffnen
- dann Menu Aktionen > Neu planen
Beim Fat Client kann die Dauer hingegen geändert werden, indem ich einfach den unteren Rand des blauen Kastens verschiebe, d.h. eine Stunde nach unten ziehe.
Firefox funktioniert nicht richtig
F: Firefox kann E-Mail nicht verschicken, Einstellungen nicht speichern, andere Aktionen (z.B. Attachments anhängen) nicht ausführen.
A: Manchmal hilft das Umschalten von "Voll" auf den Lite-Modus (blauer Knopf oben rechts). Alternative: Instant Messaging in den Vorgaben abstellen, dann brauchts das IBM-Applet nicht.
Siehe auch Lotusbase.
Papierkorb (48 Stunden)
F: Nach wieviel Stunden wird der Papierkorb geleert?
A: Unter Vorgaben > Mail kann eingestellt werden, nach wieviel Stunden die Dokumente im Ordner "Papierkorb" gelöscht werden. Die vorgegebene Ablaufzeit ist 48 Stunden.
Achtung: Lotus-Papierkorb und imap-Papierkorb sind nicht identisch.
Abwesenheit nach Rückkehr
F: Wird nach der Rückkehr die Abwesenheit nicht manuell ausgeschaltet, sondern aktiv gelassen, kann man für die nächste Periode einfach ein neues Zeitfenster definieren ?
A: Nein. Man kann zwar ein neues Zeitfenster definieren, aber das funktioniert in iNotes nicht. Es ist erforderlich, die Abwesenheit nach der Rückkehr zuerst zu deaktivieren, weil die Aktivierung nicht automatisch ausser Kraft gesetzt wird. Erst dann kann eine neue Abwesenheit eingerichtet werden.
OLAT und iNotes
F: Werden Mails von OLAT an Internetgruppen immer noch abgeschnitten?
A: Der Fehler ist behoben. Obsolet: im Notfall Forward-Knopf (Weiterleiten) anklicken, damit die Meldung vollständig gelesen werden kann.
Verschwundene Mails beim Mail-Eingang
F: Auf der Eingangs-Seite sind alle Mails verschwunden, sie sind aber unter "Alle Dokumente" zu finden, d. h. sie sind nicht gelöscht. Wenn ein Mail eintrifft, öffne ich es, das klappt, wenn ich wieder schliesse, verschwindet es. So sitze ich vor einer leeren Eingangs-Seite.
A: Auf der Weboberfläche ganz rechts gibt es einen Knopf "Anzeigen" mit einem kleinen Pfeil daneben. Wenn Sie nun auf diesen Pfeil drücken, dann sehen Sie ein Menu mit dem Punkt "Nur ungelesene anzeigen". Falls dieser Punkt aktiviert ist, dann "verschwinden" die Mails nach dem Lesen so wie Sie es beschreiben. Bitte diesen Punkt wieder deaktivieren, und Ihre Inbox sollte wieder normal angezeigt werden...
Webmail via Mac OS X 10.4
F: Der Zugriff auf die Lotus-Webmail via MacOS X 10.4 (PPC; Safari Version 4.1.3) funktioniert nicht, derselbe Zugriff via Firefox geht jedoch tadellos.
A: Safari läuft in keiner Version falls das Betriebssystem älter als 10.5 ist! Ausweichen auf Firefox ist möglich, wenn auch offiziell nicht unterstützt.
Funktionskonten: Kalender im Web-Client falsch dargestellt
F: Kalender von Funktionskonten werden im Web-Client falsch dargestellt und funktionieren nicht. Beispiel: Kalender -> Andere Kalender -> Kalender öffnen für... -> Dialog: Auswahl Funktionskonto "Mailin" -> Dialog mit OK schliessen. Der Kalender wird in einem neuen Browser-Tab (statt in einem Tab der Anwendung) und ohne CSS/Javascripts geöffnet.
A: Dafür gibt es folgende Umgehungslösung: zuerst Mailbox öffnen >> andere Mail öffnen für Mailin -- dann befindet man sich in der Mailin-Datenbank >> nun kann einfach in den Kalender gewechselt werden (in dieser Webumgebung stimmt die Darstellung)
Schnelladressierung funktioniert bei mir nicht
F: Seit einiger Zeit funktioniert in meinem Mailprogramm Lotus über Mozilla Firefox die SCHNELLADRESSIERUNG nicht mehr (Vervollständigung/Auswahl bei Eingabe in Adressfeld). Unter Vorgaben -> Allgemein ist die Schnelladressierung aktiviert; die Daten der Schnelladressierungsliste können aber offenbar nicht geladen werden, da statt Adressdaten der Hinweis "Daten laden..." zu sehen ist. Fehlermeldung: unterminated string literal.
A: Dieser Fehler, der vereinzelt auftritt, ist beim Hersteller der Software bekannt. Er kann von Ihnen nicht selbständig gelöst werden. Bitte eröffnen Sie unter support@id.uzh.ch ein Ticket mit der Fehlerbeschreibung. Dann können wir mit Ihnen zusammen den Fehler beheben.
Mailinhalt "undefined"
F: Gerade habe ich ein Mail versandt. Aber dieses enthielt als Nachrichts-Inhalt lediglich "undefined". Mailinhalte werden willkürlich gelöscht und durch "undefined" ersetzt.
A: Dieser Fehler, der vereinzelt auftritt, ist beim Hersteller der Software bekannt. Der Fehler kann vermieden werden, wenn Sie vorübergehend in den Vorgaben im Webmail resp. im Lotus Notes Client unter "Mail" --> "Allgemein" den Haken bei der Option "Nachricht vor dem Absenden auf Rechtschreibfehler prüfen" entfernen.