IBM Sametime
20.12.2011
Im letzten ZInfo-Beitrag haben wir das Thema Filetransfer oder Datenaustausch aufgegriffen. Mit dropfiles bieten die Informatikdienste eine Plattform an, welche erlaubt, auch grosse Dateien weltweit einfach untereinander auszutauschen. Hinter der Ankündigung Neuerungen in der IBM Sametime Umgebung steckt weit mehr als nur die Möglichkeit, UZH-intern Daten direkt auszutauschen.
Kannst Du mir schnell das Paper schicken?
Wer hat diese Frage nicht schon erhalten, möglicherweise sogar vom Kollegen im selben Büro. Klar, so lange das Paper oder das Dokument kleiner als 100 MByte ist (das ist die Limite UZH-intern, die E-Mail Limite bei den meisten Providern ist meist kleiner als 20 MB), kein Problem. Nur, diese 100 MB belegen dann im "Gesendet" Ordner des Absenders 100 MB Speicherplatz, in der Inbox des Empfängers ebenfalls 100 MB Speicherplatz. Also wird die Datei sinnigerweise gleich an zwei Orten unmittelbar nach Versand respektive Empfang in der Mailbox wieder gelöscht. Die Quota lässt sich ja nicht beliebig strapazieren. Ohne diese zusätzlichen Löschoperationen, direkt von Computer zu Computer, geht es mit Sametime. Statt die Datei an eine E-Mail anzuhängen, kann mit dem Kollegen ein Chat begonnen werden. Am Einfachsten geht dies direkt aus der Inbox, sofern Sie selber und Ihr Kollege bei Sametime angemeldet sind. Ist die Person online, wird das durch einen grünen Punkt symbolisiert, und mit einem rechten Mausklick kann der Chat begonnen werden.
In der Sametime Kontaktliste wird mit Mausklick rechts auf die Person die Chat-Funktion gestartet.
Liegt keine E-Mail der Person in der Inbox vor, kann die Person auch in der Sametime Kontaktliste angewählt oder gesucht werden und der Chat direkt mit einem Mausklick auf die rechte Taste gestartet werden.
Nun öffnet sich ein Chat-Fenster, bei welchem das gewünschte Dokument direkt mit Copy/Paste hineingezogen werden oder mit dem Büroklammer-Symbol ausgewählt und angefügt werden kann. Jetzt muss das Dokument nur noch dem Empfänger mit Click auf Senden zugestellt werden.
Der Empfänger muss jetzt noch bestätigen, dass er das Dokument auch tatsächlich empfangen will und wo es abgespeichert werden soll.
Selbstverständlich erhält der Sender nach Empfang des Dokumentes eine Bestätigung, dass dieses auch tatsächlich beim Empfänger angekommen ist.
Fertig. Die Datei ist erfolgreich übermittelt, ohne dass die E-Mail Quota, sowohl des Senders als auch des Empfängers, beansprucht worden wäre.
Natürlich kann eine Datei auch ohne vorgängigen Chat gesendet werden:
Das Prozedere danach ist dasselbe, es öffnet sich erneut ein Chat-Fenster, die Datei ist aber direkt bereits eingefügt und bereit für den Versand.
Nur die Spitze des Eisberges
Dieser einfache aber effiziente Filetransfer ist aber nur die Spitze des Eisberges der neuen Sametime-Funktionen, die jetzt allen zur Verfügung stehen. Ein Blick auf die Symbole im Sametime Chat lässt erahnen, was alles noch mit Sametime möglich ist. Allerdings muss für die meisten der zusätzlichen Funktionen der Sametime Client, welcher im Lotus Client integriert ist, aktualisiert werden. In der Lotusbase steht das AddOn für den Update zum Download zur Verfügung.
- Ein Chat kann zu einem Gruppenchat erweitert werden. Und das auch auf mobilen Geräten wie iPhone, iPads oder Android Geräten. Für alle gibt's einen nativen IBM Sametime Client.
Die Ikone beim Namen von Harry Külling verdeutlicht, dass er in Moment abwesend ist, letztmals Sametime auf seinem iPhone benutzt hat. Mehr Bilder dazu auch im Blog von Klaus Bild. Und ist weder ein mobiles Gerät noch ein Lotus Client vorhanden, um mit den Kollegen in Kontakt zu treten, kein Problem! Unter chat.uzh.ch erreichen Sie einen Sametime Client auch aus einem Internet Café.
Sametime auf dem iPhone
Sametime Chat im Browser (chat.uzh.ch) - Das Protokoll der Konversation kann angezeigt und gespeichert werden.
- Es kann ein Gespäch geführt werden (bedingt neustes Sametime AddOn, Download aus der Lotusbase)
- Es kann eine Gespräch mit Video geführt werden (bedingt neustes Sametime AddOn, Download aus der Lotusbase)
- Es können Online Meetings gestartet werden.
Dass die Screenshots, die in diesem Artikel gezeigt sind, mit Sametime direkt aufgezeichnet wurden, ist eine weitere nützliche Kleinigkeit.
Natürlich müssen nebst der aktuellen Softwareversion für Video- und Audioanrufe auch die notwendigen Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein. Eine funktionierende Videokamera am Computer, Mikrofon und vorzugsweise Kopfhörer müssen natürlich funktionieren, damit die Funktionen auch genutzt werden können. Dann steht aber einem Videoanruf nichts mehr im Wege. Und mit einem einfachen Klick lassen sich gleich mehrere Gesprächspartner zuschalten, einfacher als mit einem herkömmlichen Telefon.
Ab sofort haben Sie zudem die Möglichkeit, die Sichtbarkeit Ihrer Anwesenheit in Sametime einzuschränken. Bisher konnten alle im Sametime angemeldeten Personen sehen, wer auch online verfügbar war. Neu können Sie einschränken, wer Ihre Verfügbarkeit sehen kann. Und während Meetings bei Bedarf zulassen, dass Sie von gewissen Personen gestört werden dürfen.
Der kleine Pfeil nach unten bei Ihrer Statusanzeige in der Sametime Kontaktliste führt Sie direkt zu den Einstellungen.
Online Meetings im Browser
Auf den letzten Punkt in obiger Liste soll doch noch etwas eingegangen werden. Es tönt so banal: Online Meetings. Aber es steckt wirklich die Möglichkeit dahinter, dass Sie online ein Meeting durchführen können. Erfüllt Ihr Browser die notwendigen Voraussetzungen und kann das Audio/Video Plugin installiert werden, brauchen Sie auch keinen Lotus Client, um ein Meeting einzurichten und zu organisieren. Ebensowenig Meetingteilnehmer, die über den ganzen Globus verteilt sitzen können.
Sie können mit Ihrem Lotus Account unter meeting.uzh.ch einloggen und ein Meeting einrichten. Mit ein paar wenigen Clicks konfigurieren Sie, ob das Meeting allen zugänglich sein soll oder mit einem Zugangspasswort geschützt sein soll; und schon ist der Meeting Room eingerichtet. Sie können dann zur Vorbereitung des Meetings Dokumente und Präsentationen hochladen, Umfragen vorbereiten und alle Inhalte während dem Meeting austauschen! Jedes Meeting kann so mit Dokumenten vorbereitet werden und steht allen Teilnehmenden direkt zur Verfügung. Entweder im Meeting, wenn das Dokument gemeinsam bearbeitet oder präsentiert wird oder zum Download. Zur Teilnahme am Meeting müssen Meetingteilnehmer nur den URL des Meetings kennen.
Wenn Sie während dem Meeting Ihre Umfrage starten und durch die Teilnehmenden beantworten lassen, sehen alle die Resultate direkt im Meeting. Das Ganze kann auch aufgezeichnet werden, nicht aber ohne alle Meetingteilnehmer darüber in Kenntnis zu setzen.
Innerhalb eines Meetings kann auch ein Bildschirm eines Teilnehmenden geteilt werden. Effektive Kollaboration, auch über grosse Distanzen!
Im Rahmen einer Lunchveranstaltung haben wir die Möglichkeiten, welche Sametime für Online Meetings bietet, gezeigt. Sie können das Video zur Lunchveranstaltung sich ansehen und den Meeting Room betreten. Versuchen Sie die Werkzeuge ruhig aus, die Ihnen zur Verfügung stehen. Zum Beispiel die Markierwerkzeuge bei gemeinsam genutzten Dokumenten. Wenn Sie später ins Meeting zurückkehren, werden Sie feststellen, dass Ihre Markierungen in den Dokumenten nach wie vor vorhanden sind.
Wer's etwas kürzer mag und sich sechs Minuten Zeit nehmen will, kann die Sametime Funktionalitäten auch in einem kurzen Video erleben.
Ob mit oder ohne Sametime, im Namen der Informatikdienste wünsche ich Ihnen besinnliche Festtage und einen guten Start ins neue Jahr.
Roberto Mazzoni
