Ausserbetriebnahme von IT Material in der ZDU

Version 08/09-3 Merkblatt zur Ausserbetriebnahme von IT Material in der ZDU (12.10.2008)

Grundsätzliches

  • Die aus Abteilungsmitteln (IK, BK und Drittmittel) beschafften IT-Geräte sind Eigentum der Universität Zürich.
  • Die Ausserbetriebnahme eines IT-Gerätes verlangt in jedem Falle das schriftliche Einverständnis des Abteilungsleiters.
  • In jedem Fall ist für jedes inventarisierte IT-Gerät das Formular Ausserbetriebnahme von Informatikgeräten in der ZDU vollständig auszufüllen und vom Abteilungsleiter zu visieren. Der mit der Ausserbetriebnahme beauftragte ZDU IT-Supporter wird das entsprechende Formular vorbereiten und aushändigen.
  • Ein Verkauf kommt nur in Frage, wenn das IT-Gerät an der UZH nicht weiterverwendet werden kann.

Im folgenden wird auf 3 Szenarien im Detail eingegangen:

  1. Weiterer Einsatz an der UZH
  2. Ausserbetriebnahme und Entsorgung
  3. Ausserbetriebnahme und Verkauf

1. Weiterer Einsatz an der UZH

Technisch einwandfreie Geräte, die für eine Wiederverwendung im universitären Bereich in Frage kommen, können der zentralen Informatik retourniert werden. Die zentrale Informatik wird die IT Komponenten aus einem Zwischenlager komplett oder als Ersatzteile weitervermitteln. Kontaktieren sie immer ihren ZDU IT-Support. Er kümmert sich um die korrekte Inventar Mutation und alle weiteren Angelegenheiten.

2. Ausserbetriebnahme und Entsorgung

Für defekte, überalterte und nicht mehr einsetzbare IT-Geräte ist am Standort Irchel und im KOL eine Entsorgungsstelle eingerichtet. Die Betriebsdienste Irchel und Zentrum sorgen für die fachgerechte Trennung der Materialien. Kontaktieren sie, auch in diesem Fall, immer ihren ZDU IT-Support. Er kümmert sich um die korrekte Inventar Mutation und alle weiteren Angelegenheiten.

3. Ausserbetriebnahme und Verkauf an Private

Falls IT-Arbeitsplatzgeräte, die den Verkaufs-Kriterien entsprechen, an Private abgegeben werden sollen, müssen folgende Punkte in Eigenverantwortung erledigt werden.

  • Das Gerät selbst und die darauf registrierten Softwarelizenzen müssen durch einen Mitarbeiter des ZDU ITSupports aus dem Support-Inventar ausgetragen werden. Melden sie dem ZDU IT-Support die entsprechende Inventar- oder Seriennummer des Gerätes. Sie erhalten dann das mit allen notwendigen Angaben versehene Formular: Ausserbetriebnahme von Informatikgeräten in der ZDU zugestellt.
  • WICHTIG!: Mit ihrer Unterschrift auf dem Ausserbetriebnahmeformular bestätigen sie, dass sie das vorliegende Merkblatt gelesen und alle darin verlangten Massnahmen treffen werden. Bei Missbräuchen kann der Sicherheitsoder Rechtsdienst der Universität Zürich involviert werden.
  • Retournieren sie das vom Abteilungsleiter visierte Formular an den ZDU IT-Support. Wenn die Datenbankmutationen durch den ZDU IT-Support erfolgt sind, erhalten sie eine entsprechende Bestätigung. Entfernen sie jetzt den ZDU-Inventarkleber vom entsprechenden Gerät.
  • Bevor das Gerät die UZH verlässt, muss der Datenspeicher (Harddisk) von folgenden Inhalten unwiederruflich befreit werden.
  • Löschen der Daten des bisherigen Benutzers ( Benutzer-Profil löschen )
  • Zurücksetzten der Netzwerk- und Systemparameter. • Entfernen der Programme, die lizenzrechtlich nicht privat genutzt werden dürfen. Dies sind im speziellen:
    • Adobe Programme (mit Ausnahme von Adobe Reader)
    • Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint etc.)
    • FileMaker
    • Endnote
  • Falls Sie unsicher sind ob noch mehr gelöscht werden muss wenden sie sich an Ihren ZDU IT-Support. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, mit einer Systeminstallation ab CD/DVD oder USB Stick, die gesamte Festplatte neu aufzusetzen.
  • Für MS-Windows Systeme muss in jedem Fall die Spezialdienstleistung in Anspruch genommen werden (siehe weiter unten). Dort wird das für den PC lizenzierte Betriebsystem aufgespielt. Der Volume License Key der Universität Zürich darf auf privaten Geräten nicht verwendet werden!

Anstelle der lizenzpflichtigen MS Office Software empfehlen wir ihnen kostenlose Open Source Software zu verwenden.

Spezialdienstleistung: Falls sie selbst nicht in der Lage sind die oben genannten sicherheits- und lizenzrelevanten Arbeiten durchzuführen rsp. wenn sie eine MS Windows Installation vornehmen müssen bieten ihnen der ZDU IT-Support folgende Spezial Dienstleistung an.

  • Vereinbaren sie einen Termin für das Säubern und Aufsetzen des Gerätes mit der Abteilung Client-Systems E-Mail an zdu-support@id.uzh.ch).
  • Bringen sie das Gerät an den vereinbarten Sammelort. Wir erledigen für sie die notwendigen Arbeiten und avisieren sie wieder für die Abholung.
  • In der Regel muss mit einem Turnaround von 3-10 Tagen gerechnet werden.

Da die IT-Arbeitsplatzausrüstungen in den meisten Fällen mit einem Betriebskredit (BK) der Abteilung beschafft wurden, kann ein Verkauf dirch das Institut durchgeführt werden. Kontaktieren sie, auch in diesem Fall, immer ihren ZDU IT-Support. Für eine allfällige Verrechnung orientieren sie sich bei ihrem KST-Verantwortlichen über die Usanz an ihrer Abteilung.

Ein privat abgegebenes Gerät verliert jeglichen Garantie- und Supportanspruch

Kontakt bei Fragen sowie für Unterstützung:

  • Telefonisch bei unserer Helpline: (044 63) 4 33 33, jeweils 8-18 Uhr
  • Per Email an zdu-support@id.uzh.ch
  • Kontaktormular