Benutzer deaktivieren

Es gibt verschiedene Ausgangslagen zu berücksichtigen, wenn ein Benutzer ein Institut oder die UZH verlässt.

Ein Benutzer hat nur EINEN IT-Manager, der für Ihn verantwortlich ist. Er kann aber Institutsrollen von mehreren Instituten besitzen.

Hier sehen Sie, wie je nach Fall vorzugehen ist.

Benutzer... a) ...von Personalabteilung erstellt b) ...von IT-Verantwortlichen erstellt
1) ...verlässt UZH keine Aktion notwendig keine Aktion notwendig
2) ...verlässt nur Institut Organisationsrolle entfernen Organisationsrolle entfernen
3) ...verlässt UZH, bleibt am Institut keine Aktion notwendig Status auf Manuell setzen

Keine Aktion notwendig

In diesem Fall hat der IT-Koordinator nichts zu tun. Wurde der Benutzer von einem IT-Verantwortlichen erstellt, wird er weiterhin von Ihm verwaltet.

Der Benutzer wird von der Personalabteilung deaktiviert und erhält eine Email, dass er die UZH verlassen hat. Nach ein paar Tagen wird er inaktiv und später gelöscht.

Manuelle Personen deaktivieren

Im ITIM ist es nicht möglich Personenobjekte zu löschen, dies können auch Administratoren nicht. Das dafür vorgesehene Life Cycle Management kann ausgelöst werden, indem die Person aus der manuellen in die automatische Verwaltung wechselt. Um den Vorgang zu beschleunigen, kann das Ablaufdatum in die Vergangenheit zurückverlegt werden.

Organisationsrolle entfernen

Verlässt ein Benutzer das Institut müssen Sie nur die Institutsrolle des Benutzers entfernen. Damit sind Sie nicht mehr IT-Manager für diese Person. Mit dem Löschen der Institutsrolle gehen für den betroffenen Benutzer die Rechte, die mit der Institutsrolle verbunden sind, verloren.
Insbesondere wird die Instituts Emailadresse gelöscht. Der Benutzer bleibt jedoch weiterhin in der Datenbank und verfügt über die Basisrolle und den Notes Account mit der Emailadresse @uzh.ch .

Der IT-Verantwortliche sollte beachten, dass vor dem Entfernen der Institutsrolle die Kontakt Emailadresse kontrolliert werden muss. Der Koordinator muss diese vor dem Ablösen auf @uzh.ch ändern, da der Benutzer sonst nicht mehr erreicht werden kann.

rolle_entfernen
Zoom (PNG, 18 KB)
Institutsrolle entfernen

Um eine Rolle zu entfernen gehen Sie folgendermassen vor: 

Melden Sie sich als IT Koordinator unter https://www.identity.uzh.ch/itim/console/main an. Gehen Sie in das Register 'Benutzer verwalten' und suchen sie die gewünschte Person. 

Klicken Sie auf den Namen der Person und wechseln Sie danach ins Register 'Geschäftsinformationen' (Punkt 2).

Nun sind alle Rollen aufgelistet, die der Person schon hinzugefügt wurden (Punkt 4). Um die Institutsrolle zu löschen, suchen Sie diese aus (Punkt 4), wählen Sie sie an und klicken Sie auf "löschen". 

ACHTUNG! Nur die dazugehörige Institutsemailadresse und die Berechtigungen für gewisse Konten werden gelöscht. Der Benutzer hat somit nur noch die Basis Rolle und das Konto @uzh.ch. Die Institutsemailadresse wird für ein Jahr gesperrt und kann während dieser Frist nur durch die Zentrale Informatik wieder aktiviert werden. Nach dieser Frist kann die Institutsemailadresse von den Koordinatoren wieder vergeben werden. 

rv1
Zoom (PNG, 153 KB)
Organisationsrolle entfernen

Die Rolle wurde nun aus der Liste gelöscht. ACHTUNG: Wenn die Rolle gelöscht wird, verschwindet auch der dazugehörige IT-Manager. 

Klicken Sie noch auf 'Jetzt absenden', damit die Rolle definitiv gelöscht ist. Danach noch den Status auf automatisch setzen.

Status auf Automatisch setzen

Bei einem manuell verwalteten Benutzer erhält der IT-Manager halbjährlich eine Meldung, die fragt, ob der Benutzer noch aktiv ist. Ist er noch am Institut, muss dies bestätigt werden. Wenn er nicht mehr im Institut arbeitet, können Sie die Meldung ignorieren.

Sie können einen Benutzer auch ausserhalb dieser Frist deaktivieren.

Gehen Sie folgendermassen vor:

  • Melden Sie sich als IT-Verantwortlichen unter https://www.identity.uzh.ch/itim/console/main an, gehen Sie in das Register 'Benutzer verwalten' und suchen sie die gewünschte Person.
  • Wechseln Sie zum Register 'Technische Information'. Dort können Sie von Manuell auf Automatisch wechseln. Nun gelten die gleichen zeitlichen Fristen wie bei einem Konto das nicht von Ihnen erstellt wurde.
    verwaltung_benutzer
    Zoom (PNG, 115 KB)
    Automatisch verwaltete Person
  • Klicken Sie noch auf 'Jetzt absenden' um den Vorgang zu speichern.

Status auf Manuell setzen

Als erstes müssen Sie dem Benutzer Ihre Institutsrolle zuteilen, damit Sie der IT-Manager dieses Benutzers sind. Wie Sie eine Rolle hinzufügen finden Sie unter Rolle hinzufügen.

Als zweites müssen Sie den Status auf Manuell setzen, damit Sie die Verwaltung dieses Accounts übernehmen können.

Um den Status zu ändern gehen Sie folgendermassen vor:

  • Melden Sie sich als IT-Verantwortlichen unter https://www.identity.uzh.ch/itim/console/main an, gehen Sie in das Register 'Benutzer verwalten' und suchen sie die gewünschte Person.
  • Wechseln Sie zum Register 'Technische Information'. Dort können Sie von Automatisch auf Manuell wechseln. Nun können Sie den Account verwalten.
    verwaltung_benutzer
    Zoom (PNG, 115 KB)
    Manuell verwaltete Person
  • Klicken Sie noch auf 'Jetzt absenden' um den Vorgang zu speichern.